永遠に文章が下手な人と、上達する人の「差」

プロたちがやっているテクニックを教えます

まず、最低限必要なのは第1段階の「間違っていない」こと。言い換えれば、その文章に書かれている情報が正しい情報であること。これがいちばん重要です。

第2段階は、その情報がわかりやすく整理されていること。誤解のない表現を選ぶことも、この「わかりやすい」ことに含まれます。

そして、ビジネスで使用される文章は、ここまでの2つのフェーズがクリアされていれば、十分です。皆さんがよく言う「文才」は、第3段階の「おもしろい」文章を書く際には必要ですが、ビジネス文書では、マストではありません。

ですから、「間違っていない文章」+「わかりやすい文章」を書く技術さえマスターすれば、どんな人でも(文才がなくても)、苦手意識を持たずに、文章を書くことができるようになります。

あなたの文章がもっとわかりやすくなる「組み立て」

必要なことを全部盛り込んで書いたはずの文章が、どうしてもわかりにくい、読みにくいと感じるときは、大抵「構成(文章の組み立て)」に問題があります。

「構成」というと、大げさに感じるかもしれません。しかし、報告書でも、ビジネスメールでも、企画書でも、大事なのは「構成」です。文章に苦手意識がある人は、この「構成」の作り方をマスターしましょう。

長い文章でも、短い文章でも、構成のステップは2つです。

① 同じ内容の素材をグループ分けする
② それぞれのグループを「接続詞」でつなぐ

たった、これだけです。

■素材をKJ法で組み立てる

① 最初に、素材をグループ分けします。

このときに使うのは、KJ法です。

KJ法とは、川喜田二郎氏が考案した大量の情報を効率よく整理するための手法です。企画会議やブレーンストーミングで、使用している人も多いのではないでしょうか。これを、文章の構成に応用するのです。

附箋を使って「要素」をグループ分けする

まず、集めた素材(第1回の記事「仕事で絶対役立つ『タモリ式』『徹子式』聞き方」参照)を箇条書きで付箋に書き出します。この段階では、絶対に使わないと思った素材以外は、すべて書き出しましょう。

そしてそれらの付箋を、似た要素、近い要素ごとにグループ分けします。

■わかりやすさは「接続詞」で決まる

② 次に、付箋で分けたそれぞれのグループ同士を「接続詞」でつなぎます。

1の作業で、たとえば5つの付箋のグループができたとします。その5つを、どの順番で並べたら、いちばんスムーズに話が進むかを考えます。

このとき、単に順番を考えるだけではなく、それらのグループを「どのような接続詞でつなぐと話を進めやすいか」を意識しながら考えると、自然とわかりやすく論理的な構成が作れます。

次ページ分けた素材を「接続詞」でつなぐ
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