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Step 1. 仕事のゴールを決める
まずは、目的は何か、どのレベルで完了させればよいのか、これから取り掛かる仕事のゴールを設定しましょう。
Step 2. 仕事のゴールまでを作業に分解する
仕事はいくつかの作業に分解できます。着手してから完了するまでを作業に分割しましょう。
Step 3. 作業ごとの時間を見積る
次はそれぞれの作業にかかる時間を見積ってください。10分、1時間、半日、肌感覚で十分です。このレベルで精度を突き詰める必要はありません。
Step 4. 最も時間のかかる作業を見極める
それらの作業の中でいちばん時間のかかる作業を見つけましょう。仕事の段取りは、このいちばん時間のかかる作業を中心に組み立てます。
Step 5. 作業の依存関係を見極める
作業には依存関係があります。“どの順序で進められるか”、“どの作業が並行してできるか”を見極めてください。
Step 6. 作業の段取りを決める
Step 1～5.までが終われば、最後は、これらの作業をどういった順番でこなせば最速でゴールにたどり着くか、作業の“パズル”をすれば段取りは完了です。
ひとりでの仕事でも、チームとしての仕事でも、これが最速だ！と思う段取りを決めてから仕事に着手するようにしましょう。
2位 パソコンの「神ボタン」を使う
私が部下に口を酸っぱくして言っているのが「神ボタンを使え」ということです。神ボタンとは何か。作業が劇的に速くなる、ショートカットキーのことです。
ファイルの保存やコピー&ペーストといった基本的なショートカットは多くの人が知っていますが、それでは、人と差がつきません。皆が知らないからこそ、差がつくのが次の3つです。
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