｢女性はマルチタスクが得意｣は誤解だった たまった仕事をテキパキ片付けるには？

次はeメール。仕事がすぐにたまってしまう人は、たいていメールボックスの中もぐちゃっとしています。「お掃除上手のお作法」をeメールの処理に当てはめるとき、ポイントはフォルダの使い方にあります。

ポイントはフォルダ管理

①一つひとつこなす

eメールを1件ずつ処理するのではなく、タスク単位にまとめます。依頼や質問といったひとつの問い合わせからタスクがスタートし、何回かメールをやりとりして対処したら終了です。最初のメールでスタートするタスクをひとつの単位として管理すると、片付けやすくなります。ただしそのためには、メール1件に複数のことを書いたり、返信メールに別件を書き足したりするのはNG。どこまで対処したのかわからなくなり、仕事がぐちゃっと山積みになる元凶となります。

②小分けにする

最初の問い合わせメールとその返信などの関連メールを、まとめて同じフォルダに移動すると便利です。メールボックスがタスク単位に整理されるので、自然とタスク管理ができます。フォルダ名は「日付_案件名」にするのがオススメです。メールソフトが案件フォルダを日付順に並べてくれるのでタスクが見つけやすくなります。

③整理ルールを決める

メールボックスに「済」フォルダを作ってください。対応が終わった案件のフォルダは「済」へ移動します。こうすると、メールソフトによって時間が経っても「済」に移動していない古い案件を上に並べることができます。処理漏れを防止できるので便利です。