テレワークの生産性をぐんと上げる3つの朝活 オフィス勤務と同じリズムを作ることが大切だ

朝の準備3つ目のポイントは、「報連相の計画をつくる」だ。仕事でのパフォーマンスを上げるために大事なことは、人に振り回されないことだ。オフィスにいると、ついつい誰かから「今時間ある？」「これやってくれない？」などと仕事を頼まれたり、打ち合わせに付き合わされることがある。

こういったことをいちいち受け入れていると、仕事の優先順位が崩れる。リズムもおかしくなる。いったん崩れると、立て直すのは少しばかりの時間とストレスがかかるものだ。

だからテレワークには、自分の仕事に打ち込めるという点で大きなメリットがある。ただ、組織の一員であることを忘れてはならない。だからこまめに報告すること、連絡すること、相談することは、とても大事なことだ。

在宅でも上司に報連相をする

しかし在宅だとついつい怠ってしまう。だから、あえてつくることだ。電話が難しいならメールでもいい。「企画書をつくり終えたので、●●フォルダに格納しておきました」「本日、A社と商談がありました。次回は来週の●日に決定しています」「3カ月後のイベントについて、そろそろコンテンツを考えたほうがいいと思うので、アイデア出しをしておきます」――。

このような、どちらかというと、報告しなくても問題がないことも細かく伝えていく。「そんなこと、いちいち言わなくてもいい」「状況報告をメールしなくていいから」などという上司もいるかもしれない。

だが、ただでさえ顔を合わせる時間が減っているのだから、このように率先してコンタクトをとろうとする部下の姿勢はたたえてもいいはずだ。上司であれば、部下に対しても積極的にやろう。ちょっとした理由をつけて電話したり、メールをするとよい。

「単純接触効果」という有名な心理効果もある。たとえ内容が薄くても、接触を繰り返すことで、互いの心理的距離が短くなるという効果だ。だから、電話なら2分程度で終わる内容にすること。メールなら、箇条書きで読めるぐらい整理したものを送ること。仕事の依頼となると、先述したとおり相手の仕事のリズム、ペースを崩すことにつながる。しかし、報連相であれば問題ない。

この報連相の計画を、朝のうちにしておくのだ。よほど習慣化している人ならともかく、「この仕事が終わったら報告しようか」「商談のあと、困ったことがあれば相談する」といった、「たられば」で考えていたら報連相の数は増えない。いつまでたっても上司や同僚、後輩や部下たちとの接点が増えない。組織内コミュニケーションを活性化するうえでも、「今日は4回は報連相をしよう」などと朝に決めるのだ。報連相は計画的にやらないと、その癖はつかない。