関数は呪文!働き方を変えるエクセルの魔法

作業時間にすさまじい差が生まれる

日付や曜日、連番のデータなどをすべて都度、入力していませんか? これは遅いだけでなくミスの温床になります。特に英語で月名や曜日名などを入力する場合にはスペルミスが起きやすく、指摘されると恥ずかしいものです。「No1」や「1月」など数字と文字が組み合わさっていてもオートフィルを使えば連続データがラクラク&ミスなく入力できます。

オートフィルは使いこなしている方も多いと思いますが、さらに高性能なのがフラッシュフィル。関数を使ってもいいのですが、姓と名を分ける場合やメールアドレスのドメインだけを抜き出す場合などルールが違うと毎回違う関数を使う必要があります。オートフィルならデータの規則性をエクセルが考えていい感じで賢くやってくれます。

関数は魔法の呪文だと考える

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関数というと「よくわからない、苦手……」という声がよく聞こえてきます。わかります。数学みたいでちょっととっつきにくいですよね。でも関数=魔法の呪文と考えてみると何だかワクワク感が湧いてきませんか? この呪文……じゃなくて関数はどれくらいあるかというと何と500近くあります。すべて覚える必要はまったくありませんが、10個覚えるだけでもデータを扱う速度と正確さはまったく違います。

試しに呪文風に関数がやってくれることを紹介してみましょう。

■文字よ!美しく! (PROPER関数)
■売上を四捨五入!(ROUND関数)
■今日の日付と時刻を表示せよ!(DATE関数・TIME関数)
■購入金額に応じて割引率を変えて!(IF関数)
■この条件を満たす人が何人いるか数えよ!(COUNTIF関数)
■去年の平日に何人の来場者がいたか教えて!(SUMIF関数)
■商品の名前を教えて!(VLOOKUP関数)
■エラーだったら消しといて!(IFERROR関数)

いずれもデータの数が少なければ魔法に頼らずともできそうな気もしますね。しかし数式を入力したり、並べ替えて数えてみたり、手入力で何とかなるのはデータが少ないときだけです。ミスをゼロにするチェックの時間もばかになりません。いくつか時短につながる関数をご紹介します。

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