半年で同期と差が付く｢社内会議｣の過ごし方 気の利いた意見より､｢素朴な疑問｣が有効だ

「『この会議の目的は何ですか？』などと上から目線で言ったら、勘違いしている新人だと思われてしまう。そこで、『申し訳ございません、ちょっと私の理解が足りていなくてすみませんが、この会議では何をどこまで決めればいいのか、教えていただけないでしょうか……』というように低姿勢な態度でたずねるといいでしょう」（榊巻氏）

このような発言をすると、「新人だけど、しっかりとした姿勢で会議に臨みたいと思っている」ことが上司や先輩に伝わる。

「上司や先輩は、姿勢がしっかりしている新人に好感を抱くものです。この発言を最初にすれば、ちょっと発言がズレていたとしても、『会議にちゃんと参加して何かしようとしている』と姿勢を評価してくれます。会議の冒頭で発言すれば、場の空気にも入っていけるので、会議中にも発言しやすくなるでしょう」（榊巻氏）

最初に会議の目的を確認することで、会議の方向性のズレをなくすことができる。関係ないことをダラダラ話すのを防げて、場にも貢献できるわけだ。

榊巻氏は、冒頭に加えて、会議の最後に「『決まったこと』と『今後やるべきこと』を確認すること」をすすめる。

「『すみません、最後に少し確認させていただいてもいいですか？』とこちらも低姿勢で言いながら、決まったこととやるべきことを、自ら話していきましょう。やるべきことの期限と担当者まで言えればベストです」（榊巻氏）

決まったことと、やるべきことが間違っていたら恥ずかしいので、質問を考えるとき以上に、真剣に話を聞くようになる。すると、理解する能力も知識も格段にアップしていくという。「この姿勢で聞いている人と、ぼやっと聞いている人では、半年も経てばとんでもない差がつくでしょう」（榊巻氏）

また、決まったことや、やるべきことを確認すると、先輩や上司の勘違いをなくすことにもつながり、場にも貢献できる。また、その内容をまとめて会議の出席者にメールすれば、非常に喜ばれるし、自分の評価も上がるはずだ。

「決定事項の確認」で理解能力や知識がアップする

新人にもできる会議中のふるまいとして、もう1つ、榊巻氏がすすめるのは、「会議の終了時間が迫っていることをアナウンスする」ことだ。会議が白熱するあまり、何も決まらないまま、終了時間になることはよくあることだ。

「しかし、その前に、『終了時間まであと10分ですね……』などとアナウンスすると、参加者が冷静になり、時間内に物事を決めようと動き出します。早く会議を終えたい人はたくさんいるので、すごく喜ばれるのです」（榊巻氏）

ただ、「あと10分です」とだけ言うと「やる気があるのか？」などと思われかねない。「この後、他のグループがこの会議室を予約しているかもしれません。別の会議室をおさえたほうがいいですか？」などと、場の確保についてお伺いをたてる工夫ができるといい。そうすると、気遣いができる新人だと思われるはずだ。

以上のことを会議中に心がけていれば、つまらない会議も、有意義な時間に変わる。ぜひ実践してみて欲しい。

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