「エクセルの鬼」が実践する5つの高速ワザ

「1%の工夫」で今すぐスピードアップできる

(5)エクセル作業を始める前に「仮のエクセル」を共有する

エクセル作業というと、1人でやっていると思ってしまう人が多いですが、本当にそうでしょうか? あなたが今作っている資料は、上司から作成を頼まれたり、チームで分担しているものではないでしょうか? エクセル作業に時間がかかる理由のひとつに、エクセルを使ってやりたいことがイメージできないまま作業を始めてしまうことが挙げられます。

たとえば、来年度の売り上げ計画をエクセルで作成することになったとしましょう。上司からは、「販売店別や商品別など、売上計画を『いろいろ』細かく見たい」というリクエストがありました。「いろいろ」細かくという上司の要望に応えるため、細かなデータをエクセルに入れ込みます。しかし結局、用意したデータのほとんどは見られることがありませんでした――。この場合、見られなかったデータの作成に費やした時間はすべてムダになってしまいます。

アウトプットのイメージを作り、共有しておく

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こうした事態を防ぐために最も重要なのが、いちばん最初にアウトプットのイメージ、いわば「仮のエクセル」を作って、共有しておくこと。そのメリットは、

(1)作業中に迷いがなくなることで、作業スピードが速くなる

(2)チームでイメージを共有することで、作業のやり直しがなくなる

の2つです。

たとえば、図のような「仮のエクセル」を作ったところで、経営陣から「雑誌広告は雑誌別の内訳を出してほしい」というリクエストがあったとしましょう。こうした声を事前に拾っておくことで、そのリクエストを反映させた形で作業を進めることができます。

この「仮のエクセル」を作るうえで大事なポイントは、ざっくりでいいので、速く完成させること。数字が入っていなくてもエクセルを見れば表やグラフのイメージは共有できますから、空欄だったり、仮の数字だったりしても問題ありません。

仮のエクセル
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