会議で｢全員発言すべき｣は絶対にウソ その余計なひと言がムダな宿題を増やす

その会議で達成すべきゴールをあらかじめ決めておき、会議の最初に参加者と共有しましょう。その共有がされないまま会議が始まると、必ず私は、「この会議の目的とゴールは何？」と質問します。仕事の会議は井戸端会議ではありません。目的を持って進めましょう。

② 時間配分ができていない

3つのことを決めたい1時間の会議を想像してください。あなたなら、どのように時間配分しますか？

3つの重みが均等であれば20分ずつですし、重みが違うのであれば、5分、35分、20分というように変えなければいけません。その設定した時間を意識して、3つのテーマをそれぞれ決めた時間内に片付けます。

時間配分を意識せずに会議を進めてしまうと、5分で仕留めないといけないテーマに20分かけてしまって、結果的に1時間の会議を延長せざるを得なくなります。

③ 惰性で30分、60分に決められている

なぜ打ち合わせや会議は30分、60分、90分などでセットアップされるのでしょうか？よくよく考えてみれば、本来必要な時間は会議によってひとつひとつ違うはずです。13分で十分の場合もあれば、27分のこともあるし、48分かかるときもあるでしょう。実際には、キリのいい時間で終わってはいないはずです。にもかかわらず、会社のすべての打ち合わせ、会議はキリのいい時間でセットアップされます。これは、単なる「惰性」に過ぎません。

打ち合わせが始まる前に、「この打ち合わせは何分で終わらせるか」ということを強く意識しないと、打ち合わせ時間は無限に延びます。

そもそも13分しか必要ないミーティングを30分でセットアップすると、17分を最初からドブに捨てていることになります。会議を時間通りに終わらせるために最も重要なことは、参加している全員が「終了時刻を認識する」ことです。当たり前じゃないか、と思った方、本当にそうでしょうか？ あなたのチームの定例会議は、何時に終わるか、全員に周知されているでしょうか？

あいまいに始まった会議は、終わりもあいまいになります。会議は必ず時刻を決め、相手にも伝えるようにしてください。リーダーが、毎回宣言することも効果があります。必ず全員で共有しておくことが重要です。

議論がかみ合わないときはホワイトボードを活用！

報告などではなく、議論が中心となる会議では、ホワイトボードを使うことが会議の成否を分けます。頭の中を「見える化」することで、お互いの言いたいことがぐっと明確になり、効率的な議論ができるようになります。

端から見ていて、「この2人、議論がかみ合ってないな」と感じることがあるでしょう。口頭のみで議論しているとこのようなことが多く起こります。