会議で｢全員発言すべき｣は絶対にウソ その余計なひと言がムダな宿題を増やす

かみ合わない議論は時間のムダです。議論していることをホワイトボードに図を用いながら書き、そこにいる参加者全員が同じ理解となるようにします。そして終わった後には携帯端末などのカメラで写真に残すことができれば、わざわざ議事録を残さなくても記録に残ります。

あなたがもしチームのリーダーならば、率先してホワイトボードを使うようにしてください。リーダーでなくとも、このように会議をリードすると周りからの評価が高まります。

ブレストであれば、

①まずは発言されたことをそのまま書く

②書き出されたものをグルーピングする

③フレームワークで整理する

という3ステップを意識すると、話がまとまりやすくなります。

ここでの大切なポイントは「図」を書くということです。ただ単に、誰かが言った単語だけをホワイトボードに書いたところで、それは単なるメモに過ぎません。話をまとめずに交わされた議論を羅列するのも意味がありませんので、気をつけてください。あくまでも図や表を使って整理するのです。

準備ができていないなら即刻中止！

私は、開始1分で会議をやめてしまうことがあります。それは、準備が十分でなく、それ以上会議を続けても時間とお金がもったいないと判断したときです。

会議には時間とお金がかかっています。時間単価1万円のメンバーが10人集まって1時間の会議を開催すると、その会議のコストは10万円です。10万円のコストがかかる会議には、10万円の価値をもたせましょう。

例えば、Aさんが企画のたたき台を作ってきて、それを基に議論をする、という企画検討の会議を行うとします。ところがAさんは他の仕事に時間を取られてしまい、手ぶらで会議に参加することになりました。取り得る選択肢は2つです。

①10人で企画のたたき台レベルを検討するところから始める

②即座に会議を中止して、リスケジューリング（リスケ）する

さて、あなたはどちらを選びますか。