仕事の文章の目的も、「全員が、スムーズに同じ理解にたどり着くこと」です。
ものすごく簡略化されていて、必要な目印も、縮尺のイメージもなく、「駅」と「目
的地」くらいしか書かれていない地図です。
見た目はすっきりして素敵だとしても、それをみて「これじゃ、わからないよ!」となるはずです。
つまり、地図には、「これが書いていないとみんなが目的地にたどり着けない、必ず入れるべき項目」があるということです。
地図に必要な項目を洗い出してみると、以下のようになります。
● 行き先
● かかる時間
● 目印
● 予想される注意点
これがきちんと示されていれば、初めて行く場所でも、全員が同じ場所にたどり着くことができるはずです。
これを、仕事の文章に置き換えてみると、
● 行き先→目的
● かかる時間→締め切り
● 目印→論点、気をつけること
● 予想される注意点→メリット、デメリット
になります。
つまり、この内容が、きちんと書かれていれば、「わかりやすい文章」を書けるということです。
今、「会社から家までの地図を書いてください」と言われたら、すぐに正しい地図を書くことはできるでしょうか?
多くの人が、「最初に書き始めたところから、思ってもいない方向に目的地があって、紙が足りなくなった」とか「方角がわからなくなった」とか、「縮尺が変になった」などの事態に陥るはずです。
同じことが、文章を書くときにも起こっていませんか?
メールの画面を開いて、いきなり「おつかれさまです。相談があります」と書き始めていたなら。または、ワードファイルを開いて、いきなり「定例会議資料」と書いて、何を書こうか悩んでいたなら。それは、「いきなり地図を書こうとしていた」ということです。
でも、目の前に、地図のコピーがあったらどうでしょう。「ここに、わかりやすい目印を追加して、赤線を引いて、会社から家までの道筋を書いてください」と言われれば、おそらく誰でも簡単に、みんながたどり着ける地図を書くことができるはずです。
文章も同じです。目の前に、わかりやすい文章を書くための「補助」があれば、文章を書くのは簡単になり、そしてぐっとわかりやすいものができます。
無料会員登録はこちら
ログインはこちら