デジタル仕事術

スマホでも使える

こうしたツールは、会社のパソコンで使うことが想定されているが、アプリをインストールすればスマホでも使うことができる。フリック入力が苦手であれば、無線通信で機器を接続する「ブルートゥース」対応のキーボードを購入するといい。折り畳み式などコンパクトなものもあり、企画書の作成などをパソコンに近い環境で行うことができる。

ホームページなどを閲覧するブラウザー上で操作するツールが増えており、無料で使えるものも多い。ただし、条件は「アカウントを取得すること」。GoogleのツールならGoogleアカウント（Gmailアカウント）の取得が必要だ。ただAndroidスマホのユーザーならすでに取得しているはずなので、そのアカウントを使えばいい。Microsoftもアカウント登録すれば使えるツールが多いが、Officeの最新版などは定額課金型（サブスクリプションモデル）になっている。

シーン別やりたいことインデックス

そもそも基本がわからない！
　 >>今さら聞けないデジタルツール初歩の初歩

01 予定をデジタルで管理したい
　 >>「スケジュール」の使い方

02 どこでもファイルを編集したい
　 >>「クラウド」を活用する方法

03 書類を共有・全員で編集したい
　 >>「ファイル・フォルダ共有」の方法

04 メールを自動送信したい
　 >>メールの自動送信設定方法

05 宛名だけ変えた一斉メールを送りたい
　 >>「差し込み印刷機能」の使い方

06 オンライン会議で成果を出したい
　 >>「リモート会議」のテクニック

07 Webセミナーを成功させたい
　 >>「ウェビナー」のテクニック

08 打ち合わせをチャットでしたい
　 >>チャットの使い方

09 仕事を上手に管理したい
　 >>「タスク管理」ツールの使い方

10 経営分析に役立つグラフを作りたい
　 >>Excel「バブルチャート」の作り方

11 膨大なデータを簡単に集計したい
　 >>Excel「ピボットテーブル」を作る

12 手軽にアンケートを行いたい
　 >>アンケートツール「フォーム」の使い方

13 紙の文書や表をデータ化したい
　 >>簡単にできる「文書データ化」の方法

14 アイデアをすぐ記録しておきたい
　 >>「音声入力」の方法

15 最新ニュースを逃さず集めたい
　 >>検索「アラート機能」の使い方

16 プレゼン資料を効率的に作りたい
　 >>「PowerPoint」のプラステクニック

17 電子契約書を作成したい
　 >>「電子契約書」ツールの使い方

18 YouTubeにトライしたい
　 >>「YouTube」に動画をアップする方法

19 インスタライブに挑戦したい
　 >>Instagramのライブ配信の方法

20 メタバース上で仕事がしたい
　 >>「メタバース」の使い方

ツール別できることインデックス

ビジネスツールには便利な機能が数多く搭載されている。その一部を一覧で紹介。

■ ファイル・フォルダ

ファイルやフォルダを「クラウド化」し「共有化」することで仕事の効率化が進む。そのやり方を紹介。
　>>クラウド化して場所を問わず閲覧
　>>ファイルの共有化

■ 検索

いつも検索しているキーワードに関連するニュースを自動的にメールで届ける方法がある。配信時間や検索の条件設定も簡単にできる。
　>>検索ワードのニュースを自動受信（アラート機能）

■ 文書・表作成

仕事で多く使う、表計算や文書作成のツール。多種多様な機能から「使える機能」を紹介。
　>>クラウド化して場所を問わず閲覧
　>>修正履歴の確認
　>>修正したファイルを元に戻す
　>>ファイルの共有化・共同編集
　>>分析グラフ（Excel・バブルチャート）
　>>膨大なデータを簡単に分析（Excel・ピボットテーブル）
　>>紙の文書や表をデジタルデータ化
　>>音声を文字化する

■ カレンダー

予定の通知やスケジュールの共有化などができる。紙の手帳を単にデジタル化しただけではない。
　>>予定の入力方法
　>>予定をほかの人に通知する
　>>スケジュールを共有する
　>>タスク（仕事）管理

■ メール

メールも送信予約から自動返信・転送まで効率化につながる機能は多い。宛名だけを変え一斉にメールを送るノウハウも紹介。
　>>送信予約
　>>自動返信
　>>自動転送
　>>宛名だけ変え一斉メール（差し込み印刷）

■ プレゼンテーションツール

「パワポ」に代表されるプレゼンテーションツール。仕事を効率化するノウハウや、見せ方をワンランク上げる技を紹介。
　>>パワポ・スライド作成の効率化
　>>パワポ・スライド切り替えの装飾

■ チャット

アナログ人間にはハードルが高いビジネスチャット。まずは基本的な使い方をマスターして抵抗感をなくそう。
　>>文書を見ながらチャット
　>>3人以上でチャット
　>>3人以上のチャットで特定の人に宛てたメッセージを送る（メンション）

■ 音声認識ツール

デジタルツールの音声認識機能は飛躍的に向上しており、しゃべった言葉の文字データ化が簡単にできる。
　>>音声を文字化する

■ カメラ

紙の文書や表をデジタルデータ化する機能が進化。カメラで撮った動画のアップやライブ配信も簡単にできる。
　>>紙の文書や表をデジタルデータ化
　>>YouTube動画をアップ
　>>インスタライブを実施

■ 名前が違っても機能はほぼ同じ　ビジネス向けソフト対照表

プレゼンテーションツールは、Microsoftでは「パワーポイント」という名称だが、Googleでは「スライド」と、名称が異なる。そこでツールごとの名称の対照表を上記のとおりに作成した。GoogleやMicrosoftのツールの多くは、Windows版だけでなくMac版やスマホ版もある。

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■ これを読めば手軽にできる！

Webアンケートやインスタライブなどは、やり方をマスターすればハードルは高くない。バーチャルオフィスも慣れれば在宅勤務の効率化につながる。実際に記者がトライし、どの程度の難易度かも検証した。
　>>Webアンケート
　>>電子契約
　>>メタバース・アバター姿で会議に参加
　>>Webアンケート、バーチャル会議… 試しに記者がやってみた

■ Web会議・セミナーのレベルアップ術

今や在宅勤務には欠かせないWeb会議。映像の見栄えをよくするためのコツや、本番でトラブルを起こさないためのノウハウを紹介する。
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　>>Webセミナーを成功させたい