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メールを自動送信したい 04 メール①|相手の都合がよい時間に送る

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(cienpies / PIXTA)

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「メールは相手が都合のよいときに見るのでいつ送ってもよい」というのは過去の話。今はタイミングのよい時間を見計らって送るのがマナー。また、迅速な返信も重要なポイントとなる。

Microsoft Outlookの場合、作成したメールごとに送信日時を予約するには、メール画面の「オプション」で送信日時を設定する。休暇で見られないときは、自動返信で事情を説明しておくと迷惑をかけない。返信するメールをテンプレートとして保存し、受信時にそのテンプレートで返信するように仕分けルールを設定しておく。

テレワークなどでオフィスのメールアカウントにアクセスできないときは、自動転送が便利だ。メールの受信時に別のアドレスに転送するように設定。ただこれらはOutlookが起動しているときしか動作しない。つねに自動化したいなら、利用しているアドレスのメールサーバーで設定を行う。

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