仕事のできない人は「報告」のコツがわかってない

「遅い」は致命的、どう準備してどう伝えれば?

口頭でこのような報告を聞いた方には、予定どおり納品されるのか、どこに問題があるのか、いくつならいつまでに手に入るのか、残りはいつになるのか、などの具体的な情報が入ってきません。

上司から、

「最初の納品ではいくつ入る?」

などと具体的に問われると、またあわてて資料を確認することになります。

結果的に、伝えるべき情報がすべて正しく伝わるまでには、必要以上の時間がかかるのです。

また、上司は、情報が整理されないまま受け取ることになるため、そもそもの報告漏れに気づかなかったり、報告されたはずのことを後々になって「聞いていない」と思ってしまったり……。

報告で、必要な情報を正しく伝えるためには、

1 要点を絞り、結論をまとめておく
2 伝える順番を整理しておく
3 具体的に話す材料を用意しておく

という3つの準備が必要なのです。

報告に必要な、「要点」の絞り方

「要点を絞る」ことには、以下の3つのメリットがあります。

・印象に残りやすい
・相手が覚えやすい
・課題や論点を絞り込むことで、時間を有効活用できる

「記憶してもらいたい」ことだけを話し、それ以外のことは話さない。

そのためには、報告の内容を事前に整理しておくことが不可欠です。

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前述の納期の報告は、起こったことを順番に並べていて要点が整理されていないため、聞き手自身が整理をしながら聞かなければいけません。

「下手な報告」は得てしてこの傾向があり、聞き手に負担をかけてしまいます。

報告は、「起こったこと(事実)を、ただ言えばいい」ものではありません。

「自分が一番伝えたいこと」「相手が一番知りたいこと」(=結論)こそが、報告で求められている要点です。

報告をする前に、何を中心に伝えるのか(結論)を、事前に準備することが必要です。

伝える順番で伝わり方が決まる

会話のプロの多くが、

「何を言うのかと同じくらい、どの順番で話すかが大事である」

「話す順番を変えると、伝わりやすさが変わる」

と述べていました。

次ページ報告の場合は、まず、結論から伝える
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