仕事のできない人は｢報告｣のコツがわかってない ｢遅い｣は致命的､どう準備してどう伝えれば？

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報告の場合は、まず、結論から伝えること。結論から伝えることには、

（1）「何について話すのか」（話題）が明確に伝わる。
（2）「話し手が最も伝えたいこと」「聞き手が最も知りたいこと」が正確に伝わる。
（3）途中で話をさえぎられても（途中で時間切れになっても）、要点を伝え残すことがない。
（4）「一番大事な情報」を先に話せばいいので、「最初に何を話せばいいのか」（会話の導入）で悩まない。
（5）聞き手の関心が高まるので、話に引き込むことができる（最後まで聞いてもらえる）。
（6）短い時間で、必要な情報を伝えることができる。

という6つのメリットがあります。

結論→説明の順番に伝え、場合によっては、最後に再び結論を繰り返す。

伝える順番を整理しておくことによって、報告のわかりやすさは見違えます。

具体的に話す

「できるだけ早く」「でき次第」「なるべくたくさん」などは、人によって解釈にバラつきのある言葉です。

こうした言葉を多く用いると、その分だけ説得力が失われ、また混乱の原因にもなりがちです。

ビジネスの報告で、具体的に話す方法は、おもに3つ、紹介されていました。

（1）数字で語る
（2）固有名詞を入れる
（3）体験談を入れる

とくに、今回のようなケースでは、（1）の数字を入れると有効です。

これらの3つのポイントを踏まえて報告を見直した例が、下記の文章です。

「新しいタグの納期について、相談させてください。（話題の提示）
納期に関しては、再度の調整が必要です。（結論）
といいますのも、先日、ご指摘いただいたように、やはり試作段階では、タグを取り付ける部分の仕様について詰められていませんでした。至急調整を進めていますが、今月中の全量納品は難しいとのことです。（説明）
発注した100個のうち半数は今月中、残り半数は来月10日納品とさせてもらえないかとのことですが、よろしいでしょうか？（結論と確認）」