仕事のできない人は「報告」のコツがわかってない

「遅い」は致命的、どう準備してどう伝えれば?

報告の場合は、まず、結論から伝えること。結論から伝えることには、

(1)「何について話すのか」(話題)が明確に伝わる。
(2)「話し手が最も伝えたいこと」「聞き手が最も知りたいこと」が正確に伝わる。
(3)途中で話をさえぎられても(途中で時間切れになっても)、要点を伝え残すことがない。
(4)「一番大事な情報」を先に話せばいいので、「最初に何を話せばいいのか」(会話の導入)で悩まない。
(5)聞き手の関心が高まるので、話に引き込むことができる(最後まで聞いてもらえる)。
(6)短い時間で、必要な情報を伝えることができる。

という6つのメリットがあります。

結論→説明の順番に伝え、場合によっては、最後に再び結論を繰り返す。

伝える順番を整理しておくことによって、報告のわかりやすさは見違えます。

具体的に話す

「できるだけ早く」「でき次第」「なるべくたくさん」などは、人によって解釈にバラつきのある言葉です。

こうした言葉を多く用いると、その分だけ説得力が失われ、また混乱の原因にもなりがちです。

ビジネスの報告で、具体的に話す方法は、おもに3つ、紹介されていました。

(1)数字で語る
(2)固有名詞を入れる
(3)体験談を入れる

とくに、今回のようなケースでは、(1)の数字を入れると有効です。

これらの3つのポイントを踏まえて報告を見直した例が、下記の文章です。

「新しいタグの納期について、相談させてください。(話題の提示)
納期に関しては、再度の調整が必要です。(結論)
といいますのも、先日、ご指摘いただいたように、やはり試作段階では、タグを取り付ける部分の仕様について詰められていませんでした。至急調整を進めていますが、今月中の全量納品は難しいとのことです。(説明)
発注した100個のうち半数は今月中、残り半数は来月10日納品とさせてもらえないかとのことですが、よろしいでしょうか?(結論と確認)」

最重要ポイントは、「自分のタイミング」で報告

以上の3つの準備は、コツさえわかれば、どれも決して難しいものではありません。

でも、上司に尋ねられてあわてていては、できないことばかりです。

尋ねられる前に報告をする、というのは、言い換えれば、「自分の準備ができたタイミングで報告をする」こと。

しっかり整理をする時間を、自分で確保できている、ということなのです。

事前にしっかり準備をして、自発的で質の高い報告をし、仕事をスムーズに進めたいものです。

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