｢トヨタのできる人｣が365日実践する3大習慣 生産性の高い職場ほど｢ラクをする｣

トヨタでのキャリアが40年を超えるトレーナーの井上陸彦は、こう言います。

「困りごとは、改善を生む“金の卵”です。現場で困っていることに手をつけて、ラクに仕事ができるように変えていく。困りごとの改善を繰り返すことによって、力を抜いて快適に仕事ができるようになるのです。また、そうすることで、短い時間で正確な仕事ができるようになります」

「ラクになる」ことを嫌がる人はいません。モチベーションのアップにもつながるため、自ら知恵を絞り、動くようになります。リーダーが部署の生産性を上げたいなら、「生産性が上がる」などと言うよりも、「ラクになるよ」と部下に言ってあげるほうが効果的です。

オフィスワークでも、面倒だけれど続けている仕事、時間ばかりかかって苦痛な仕事など困っていることがあるのではないでしょうか。

たとえば、飛び込み営業。新人営業だと度胸をつけたり、ベテラン営業でも今までにない切り口のニーズを発見できるというメリットもあります。しかし、昔から行われてきた手法ではあるものの、断られてばかりで効率が悪いと感じている営業担当者であれば、SNSなどインターネットを活用したり、セミナーと称してお客様を集めたりすることを検討してみる。「飛び込み営業がうちの伝統だ」といった理由だけで続けているのであれば、やり方を変えると、よりラクに成果が出るかもしれません。

「会議が多い」「会議が長い」といった悩みを抱えているなら、ほかの方法で代替できないかを考えてみる。報告がメインの会議であれば、メール連絡のみで済むかもしれません。あるいは、そもそも必要のない会議があるかもしれません。

「こっちのほうがラクになるのではないか」という発想をもつことによって、仕事の改善は進み、生産性の高い仕事ができるようになるのです。

習慣②スキルを「視える化」する

スキルを一覧にした「星取表」

1人の社員しかできない――。そんな仕事があると、その人材が退職や異動などの理由で職場を離れると、ちょっとした混乱状態になり、生産性も低下していきます。

そうした事態を避けるために、トヨタでは、それぞれの部署のメンバーが、どんなスキル（技能）をもっているのかをマトリックス表にしてまとめています。つまり、個人のスキルを「視える化」しているのです。

スキルを一覧にした表を「星取表（ほりとりひょう）」といいます。メンバーがそれぞれのスキルに対して、どの程度習熟しているかを4分割した円で表します。

たとえば、「一人で作業ができる」なら1つ、「時間通りに作業ができる」なら2つ、「トラブル時に対応できる」なら3つ、「改善や部下指導ができる」なら4つ――というようにレベルによって、円内を塗りつぶしていきます（まだ1人で作業ができない状態なら、白いままです）。