事実!一流のメールは驚くほど「感じがいい」 その「自己都合メール」で信用が瓦解する

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相手がメールになかなか返信してくれない……という場合には、自分のメールが返信しやすいメールなのかを読み直してみましょう。1分間に何通のメールを出せるのかを目標とするよりも、相手からの返信の早さや、やりとりが少なくてすむかどうかをメールの効率性指標としておすすめします。

できる人は相手との「関係性」に応じて表現を変える

論理的で正しい文章なのに相手を不快にさせてしまうのは、自分と相手との関係性の認識違いが原因です。

関係性とは「立場」と「目線」という2つの要素の組み合わせで決まります。簡単な例をあげると、たとえば自分があるセミナーに参加して、自部門の人たちに「このセミナーはおすすめです」というメールを出すとしましょう。以下の2つの文章からどのような印象を受けますか?

A.「このセミナーは非常に有意義でした。ベテランクラスにも間違いなく役立ちます。部門全員が参加すべきです」

 

B.「このセミナーは自分にとって非常に有意義でした。ベテランの参加者も役に立ったと感想を述べていらっしゃったので、幅広い層に役に立ちそうです。参加を検討されてみてはいかがでしょうか?」

 

どちらも日本語や論理としての間違いがあるわけではありませんが、これを新人という立場で出すとしたらどういう印象を受けますか? Aだともしかしたら受け入れがたいと感じる人もいるでしょう。Aは上からの目線で、Bは謙虚に一段下がった目線で文章を書いているからです。

目線は立場とあったものにする必要性があります。立場は、上司部下、先輩後輩、受注者・発注者の立場など、上下がわかりやすい立場に加え、信頼関係や距離感、依頼することの負荷などもからみあってきます。

たとえば、同期であれば上下の関係ではないので、軽い頼みごとならカジュアルな表現でも大丈夫ですが、相手に負荷がかかるお願い事となると、丁寧な依頼の表現が必要になってきます。

あまり親しくない同期の場合には距離感があるため、さらに丁寧な表現が必要でしょう。このように複数の立場の掛け算を考えて表現を使い分けることが、相手が気持ち良く動くかどうかにつながります。立場と目線がつりあっているかどうかを意識してみてください。

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