なぜあなたの計画は3日で終わるのか？ ｢手帳vs.スマホ｣一流の人が絶対にやらない挫折を生む"NG活用術"

タスクとは、スケジュールをさらに細かく分解した作業のことだ。「簿記のテキスト第3章を読む」「イベントのチラシデザインを依頼する」「見込み客リストを30件作成する」といった細かい作業である。

タスクは毎時のように修正が発生する。予想以上に時間がかかったり、別の作業を優先しなければならなかったりする。このようにタスクは最も変動しやすいのだ。

このように計画は「固定」だが、スケジュールやタスクは「変動」である。だから、それぞれに適したツールを使い分けなければならない。

「ルート再検索」の意識を持とう

スケジュール管理の本質は、「予定通りに行動すること」ではない。「予定通りにいかなかったときに、どう修正するか」にある。

たとえば、カーナビを想像してほしい。道を間違えたとき、カーナビは「あなたは運転が下手ですね」とは言わない。即座に「ルートを再検索します」と言って、目的地までの新しいルートを引き直す。つまり能力の問題ではない、ということだ。

スケジュール管理もこれと同じ。

予定が崩れたら、即座に「ルート再検索（リスケジュール）」を行う。この習慣があるかどうかが、目標達成できる人とできない人の分かれ道なのだ。

しかし、多くの人は予定が崩れると自己嫌悪に陥る。

「またできなかった」

「自分は計画性がない」

このように落ち込んでしまい、スケジュール管理自体をやめてしまう。

こう考えよう。予定が崩れるのは当たり前。大事なのは、崩れた予定を素早く修正できるかどうか。そのために「修正しやすいツール」を選ぶことが重要なのだ。

それでは、手帳とスマホ、どちらを使えばいいのか。

結論から言おう。「思考系はアナログ、管理系はデジタル」だ。

それぞれの強みを活かし、次のような役割分担で運用することをお勧めする。

まず（1）の「母艦としてのPC（Excel）」について解説する。

1年の目標、課題、行動計画は、すべてExcel（またはスプレッドシート）で管理する。これがあなたのコックピットである。

ここには、日々の細かい予定は書き込まない。「今月の学習時間目標」「春イベントの集客目標数」「四半期ごとの新規顧客獲得数」など、全体地図を載せておく。

週に1回（最低でも月に1回）は必ず見て、現在地とギャップを確認し、翌週（翌月）の作戦を立てる。これが計画を管理する最適な方法だ。

大判の手帳でもかまわない。いずれにしても、視界に計画のすべてが入ることが大事だ。計画を俯瞰できるツールを選ぼう。スマホは画面の大きさからしてオススメできない。