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■「させていただきます」の置き換え
●休業させていただきます。
→休業いたします。
●上司に確認させていただきます。
→上司に確認いたします。
「了解です！！ 改善します。」
何がダメなの？メール③：表現が軽すぎて、失礼
×「NGメール（上司から不備を指摘されたときの返信）」
了解です！！ 改善します。
了解です！！ 改善します。
〇「OKメール」
かしこまりました。改善に努めます。
かしこまりました。改善に努めます。
―ダメな理由
●不備を指摘されているのに、真剣さがうかがえません。「了解」は、目上の人が目下の人に許可を与えるときに使うのが通例です。
×「NGメール」
一応、やっときましたので、ヒマなときに確認お願いします。
一応、やっときましたので、ヒマなときに確認お願いします。
〇「OKメール」
資料が完成しました。お時間のあるときに、念のため、ご確認をお願いします。
資料が完成しました。お時間のあるときに、念のため、ご確認をお願いします。
―ダメな理由
●「一応」は、「最低限の条件は満たしているが、完璧ではない」ことを意味します。「一応、やっときました」というフレーズは、「適当にやった」「いい加減にやった」という意味として伝わります。
●NGメールの受信者は、部下から届いたこのメールに対し、「『一応って何だよ、ちゃんとやれ。それと、ヒマなときって言い方があるか』と思いました」と不快感を述べています。
●「一応」は、「念のため」「ひととおり」に書き換えます。
×「NGメール」
○○課長、明日にでも確認してもらえませんか。よろしくお願いします。
○○課長、明日にでも確認してもらえませんか。よろしくお願いします。
まみ
〇「OKメール」
○○課長、明日、ご確認いただくことは可能でしょうか。よろしくお願いします。
○○課長、明日、ご確認いただくことは可能でしょうか。よろしくお願いします。
資材部第1課 田中まみ
―ダメな理由
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●署名に「下の名前」しかないため、幼児性を感じさせます。
●NGメールの受信者は、「最後に自分の下の名前が書いてあるのを見て、思わず二度見しました。入社したばかりとはいえ、社会人としてさすがにこれはないだろうと思ったからです」と、驚きをあらわにしています。
●同姓が多い職場ならば、フルネームにします。
