説明ベタな人に知ってほしいパワポ図解術の極意 ムリ・ムダ・ムラをなくして簡単図形で伝える

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パワポはプレゼンをスムーズにさせるための機能・スライドマスターをはじめとする便利な機能が豊富に入っているため、「図解で使う」ということに疑問を感じる方も多いですが、パワポにはプレゼンのための図解機能がたくさん備わっています。

図形を使った表現がしやすい機能が多い

例えば図形の位置合わせ。また、図形内の文言も書き込みしやすく、他のソフトに比べると図形を使った表現がしやすい機能が多いのです。 

ワードやエクセルにも図解ができる機能はありますが、やはりパワポで作図するのに比べると時間がかかりますし、使い勝手も悪いのです。

ただ、ワードやエクセルで資料を提出する決まりのある会社・部署もあるでしょうし、実際報告書などはワードやエクセルで確認をするとわかりやすいのも事実です。

『トヨタグループで学んだ誰にでも伝わる 図解資料作成術!』(自由国民社)。書影をクリックするとアマゾンのサイトにジャンプします

そういった場合には、パワポで作図したものをワードやエクセルに張り付けてわかりやすくすることをお勧めしています。

ワードは「文書作成」に秀でたソフトで、エクセルは「表計算やグラフ化」が得意なソフトです。それらのソフトにパワポでつくった図解資料を足すことで、お互いの特徴を補完できるため、さらに資料の完成度が上がるはずです。

私自身、話下手で、どうしても伝わらないとき、伝えづらいと考えられる物事があるとき、図解した資料を見せていました。

パワポだけでなく、メモ書きでも構いません。ムリ・ムダ・ムラを意識して作成すれば、デジタルでも紙でも威力を発揮します。そして、人に伝えたいことが伝わったとき必ず、心が温かくなったり、すっきりしたりします。

森川 翔 デンソーテクノ システムエンジニア

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もりかわ しょう / Sho Morikawa

大阪出身、1984年生まれ、36歳。大阪工業大学 電子情報通信工学科を卒業。2007年新卒でデンソーテクノ株式会社へ入社。自動車の走行安全機能に関わるシステムエンジニアとなる。自動車業界では社外者に対しても専門性の高い説明が要求されるため、口下手も相まって「グラフや文字ばかりの資料」で説明することに限界を感じる。そんな中、グループ会社の研修を受講した際、プレゼンは「言葉を図解した資料」によってぐっと分かりやすくなることに気付く。パワーポイントを使用して文章の図解を磨くとともに、資料作成の過程でシンプルなイラストを簡単に作るノウハウを会得する。

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