大掃除で「書類と本の山」を徹底的に減らす方法 東大卒整理収納アドバイザーが指南する

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インターネット上に同じ情報が載っていない「学校のお便り」や「企画書・提案書」などは、A4サイズ1~2枚のものであれば、家庭用スキャナでデータ化するか、写真に撮ってPCやスマホで管理しましょう。原紙は処分して大丈夫です。

セミナーのテキストや料理教室のレシピ、雑誌など、ページ数が多いものはスキャン代行サービスが便利です。例えば書籍スキャン代行サービスの「スキャンピー」では、段ボール箱で送るだけで1冊80円~書籍スキャンを依頼でき、書類やノートも(一部形式を除いて)スキャンしてくれるうえに、スキャン後の書類・書籍はそのまま処分してもらえます。

手紙や日記などはどうする?

手紙や日記帳など、思い出として残したいモノは、「書類」という分類から外し、ぬいぐるみや子どもがつくった工作と同じ場所に振り分けること。保管場所を分ければ、間違って捨てる心配もありません。

「自分が頑張ってきた証し」だとノートや書類をすべて残しておく方がいますが、現物で残すことの意味を改めて考えてみてください。手に取れば温もりや愛情が感じられ、頻繁に手に取って眺めたいものであればモノとして残せばいいですが、「捨ててしまうのが怖い」という恐怖感からの所有であれば、データに形を変えて部屋のスペースを空けたほうが健全です。

続いて「②現物がないとNGな書類」の片づけ方です。これは、捨てると支障が出るため、残すしかありません。

現物として残す書類は、大きく2つに分類しましょう。

・処理する予定がある書類(役所に提出する書類、入学志願書など)
・保管義務がある書類(登記事項証明書、契約書など)

明確な締め切りがある書類は「いつ処理するか」の期日ごとに、クリアファイルに入れます(A4サイズであればクリアケースも便利です)。書類の種類が混ざってもいいので、「いつやるか」を軸に分けると処理漏れを防げます。

処理日をラベルシールもしくは付箋に書いて貼っておき、スマホのリマインダー機能に設定しておきましょう。処理する書類が多くてリマインダーが増えすぎる方は、トレロなどのタスク管理ツールを使うのもオススメです。

処理しかけの書類を、忘れないように出しっ放しにする方も多く見かけますが、リマインド効果は意外と低いです。書類が目に入るたびに「あぁ、やらなきゃ……」と罪悪感が襲ってくるだけで、肝心のやるべきときにはすっかり見慣れて、存在を忘れたりします。これでは作業が捗りません。

思い出すべきときに思い出せばよいので、自分の視覚ではなく、スマホのアプリに頼りましょう。リマインドを受けるまでは、書類ケースの中で見えないように眠らせておいてOKです。

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