人事担当者が就活生に望む「内定辞退の伝え方」

メールでもよいが「サイレント辞退」は勘弁

筆者自身の意見を言えば、電話で連絡がほしいと思っています。そして「できれば、辞退の理由を伝えてほしい」です。もちろん、これは人事担当の私の考え方であり、学生側の都合に沿った考えではありません。だから、これが正しいというわけではありません。

電話で連絡がほしい理由は、本人と話せる機会があることで、下記のとおりとなります。

1. 本人であることの確認ができる。
2. 意思決定の理由や気持ちを知ることで、考え直してもらえることがある(無理やり説得するのではなく、話しながら冷静に考えをまとめてもらう中で、迷いがあったり、大事にしていたこととブレがあったりしたことに気づいた場合、本人から考え直す場合がある)。
3. 辞退の気持ちが変わらないとしても、その理由を聞くことで、自分たちに足りなかった点を考えるきっかけになる。
4. 短い時間とはいえ、お互いに真剣に向き合った相手に対し、気持ちよく挨拶して終わることができる。また何かの縁で出会う可能性もあり、感謝の気持ちをもって、離れることに損はない。

直接会話する機会がほしいと考える担当者は少なくない

メールでは、相手からの一方通行の連絡のみで終わることがほとんどです。メールの内定辞退連絡を見て、こちらから電話をかけても、まずつながらないことが多いため、念のために確認したいことが確認できません。

確認を求めるのは人事担当者の都合によるところが大半です。内定辞退の意思が固い学生から見れば、好きな時間に連絡ができ、人事との面倒な会話も必要ないメールのほうが、とても効率がいいこともよくわかります。メールがNGだという訳ではありませんが、「できれば電話で直接対話する機会があるとうれしい」というのが、私の考えです。

「直接会う」ことについては、本人の迷いや、希望があれば別ですが、確認は電話で十分にできると考えています。直接会うことは、お互いに無駄な負担を増やす可能性が高く、求めてはいません。

しかし、他社の人事担当者の話を聞くと、自分と同じような考えではないということもわかりました。

例えば、多くの学生を採用する企業では、ある程度の辞退を見込み、採用予定数より多めに内定を出しています。ある程度の辞退も想定内で、その数も多いため、入社しない人材一人ひとりに時間をかける余裕もありません。そのため、むしろ電話よりもメールでの辞退連絡で十分だと言うのです。

電話だとお互いの時間を調整する必要がありますが、その時間が惜しいため、メールでの連絡がいちばん効率的だということです。

ただし、絶対に入社してもらえると思っていた学生については、説得の可能性を探るため、一方的な連絡で終わりがちなメールよりも、電話のほうがうれしいという声もあります。それほど多くの人数を採用しない企業や、採用予定数ギリギリで内定を出す企業、手間をかけて内定までこぎつけた企業の人事担当者にとっては、電話で話せる機会を求めていると感じています。

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