関数は呪文！働き方を変えるエクセルの魔法 作業時間にすさまじい差が生まれる

エクセルを使いこなしていますか？（写真：ふじよ／PIXTA）

皆さんは普段どんなふうにエクセルを使っていますか？ エクセルの用途やレベルは実に幅広いですね。名簿や報告文書作成程度で機能の一部しか使わないという初心者から分析作業やシミュレーションなどエクセルの機能をフル活用する上級者までさまざまな方がいらっしゃるのではないでしょうか。

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私がエクセルのスゴさに気づいたのはコンサルタントになったばかりの頃。業務改善を専門とした人たちの仕事ぶりを目の当たりにしたときです。マウスはいっさい使わず、目にも止まらぬ指使いでショートカットを操る様はまるでピアニストのよう。表に埋め込まれた関数は便利で正確にやりたいことをやってくれる魔法の呪文のようでした。

その後、戦略プロジェクトでは経営陣の方々への緊張感あふれる報告で、おずおずと説明しようとした私に「清水さん、このグラフをみれば一目で何が問題かわかるから説明しなくてもいいですよ。わかりやすくまとめてくれてありがとう」という言葉をかけられ、グラフの雄弁さを実感することになりました。

エクセルの機能は本当にたくさんあり、私もすべてを使っているわけではありませんが、ほんの少しの機能を知り、使うことで仕事が劇的に変わる可能性があります。

私がプロジェクトマネジャーをしていたあるプロジェクトでは、エクセルを使いこなしている人とそうでない人の差は作業時間にすると倍以上あり、ミスの数もまったく違いました。ある日使いこなしている人のパソコンをプロジェクターにつないで投影し、作業しているところをみんなに見せてもらったところ、ほかの人たちはあまりの早業に驚き、次々と技を習得しはじめ、プロジェクト全体の作業時間が大幅に減りました。ほとんど使いこなせていないという方ほど効果が期待できるでしょう。

まずは速くて正確な入力から

実に幅広いエクセルの用途ですが、どんな作業をするとしてもすべては入力から始まります。この入力作業が速く正確にできるようになることがエクセル時短の第一歩。ショートカットキーによる小さい時短の積み重ねは確実に効いてきます。最初は指が慣れないかもしれませんが、気がつけば速く正確に、優雅に打ちこめるようになるはずです。