仕事が遅い人は机の｢引き出し｣ですぐバレる 作業効率がみるみる上がるデスク活用法

次に、個々の引き出しについて見ていきましょう。

デスクの浅くて広い引き出しには、つい何でも入れてしまいがち。ですが、ここは「何も入れない」スペースにするのが、デスクを使いこなすコツです。折り曲げてはいけない大きな書類や、長い定規などは例外として、つねに空けておくのを基本にするのです。

あまり人の目に触れさせたくない書類があったら、席を離れるときに、そのスペースを保管場所にする。また、退社時間になったら、やりかけの仕事の書類をそのまましまっておけば、翌朝すぐに出して続きに取りかかれる。そのように、「一時的な保管トレー」にするのです。いったん仕事が終了したら、また空きスペースの状態に戻しておくのを忘れずに。

毎日何度も使うアイテムを収納

デスクの右側の上段にある引き出し。一番使いやすいので、筆記用具や付箋、クリップなど、毎日何度も使うアイテムを入れるのに適しています。使用頻度の高いものほど手前に入れて平置きにし、すぐ取り出せるようにしておきましょう。

毎日使う文房具は細かいものが多いし、1日に何度も開閉することになります。中身が開けたときの振動で散乱してはいけないので、整理トレーや仕切りを使って、手にしたものは必ず同じ場所に戻す習慣をつけておけば整理整頓もできて一石二鳥。

詰め込みすぎると、中のものが取り出しにくくなるので、少しゆとりを持たせておくといいでしょう。鍵がかけられるようになっていることが多いので、印鑑や大事なものもここに入れます。

デスクの右側中段の引き出しは、ほどほどの深さがあるので、テープカッターなどの大きさがあるものや、上段ほどは使わない文房具、伝票や封筒、電卓などの小物を立てて入れておくのがベスト。立てておくと上から見ても取り出しやすいし、伝票や封筒の残量がひと目でわかるので、補充し忘れの防止にもなります。

ただ、深さがあるからといって、書類などを横に重ねて入れてしまうと、何が入っているかすぐにわからなくなります。一度そうなってしまうと、上からまた無秩序にものを押し込む結果になるので要注意。

ここをすっかり空にして、ノートパソコンとその備品の専用スペースにするという手もあります。