｢メールと電話｣基本を新人に教えられますか 迅速かつ正確､親切に行えば差別化できる

基礎中の基礎となるスキルだけに侮ってはいけません（写真：ふじよ / PIXTA）

電話とメールは迅速な対応を心掛ける

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こんにちは。ロールジョブの大岩俊之です。日本では多くの会社が4月になって新年度を迎えました。新入社員を採用した会社は、入社して3週間ほど経過しましたころです。私も、新年度になってから、新入社員に向けた研修を、いろいろな地域で行ってきました。中にはすぐに職場に配属される新人もいれば、まだこれから数カ月の実習を行ってから配属される新人など、その状況はさまざまでしょう。

いずれの業界、職種であっても、新卒の社員として真っ先に教えられる業務といえば「電話対応」や「メール対応」です。ビジネススキルの基礎の基礎とあなどるなかれ、これを身に付ける中で「あること」を意識すると、他の新入社員と大きな差をつけることができます。

意識すべき一つめのポイントは、「迅速さ」です。新人ですから、「商品知識がない」「経験がない」のは当たり前です。電話口でお客さまから自社の商品について聞かれたとしても、すらすらと答えられないのは当然のことです。なので、そこは気にすることはありません。

問題は、わからなかったときの対応です。「確認して折り返しご連絡いたします」と対応し、あなたはひとまず電話を切りました。ここまでは誰でもやれることです。意識すべきは、ここからの「迅速さ」です。とにかくすぐに答えを調べ、先輩社員にそう答えて問題ないか確認をとり、なるべく早く相手に折り返し電話をすることです。早ければ早いほどいいです。お客さまは忙しいので、あなたが早く対応するほど助かるのだと思ってください。