打ち合わせメモの、備忘録以上の使い方

対話をスムーズに進めるための気配り(その2)

メモは、わからない言葉や単語があるときに、それを書き留める程度とのこと。メモを取らなくても会話に極限まで集中しているので、すべて記憶していると断言していました。

このスタンスは正しいと思いますか?

事実をメモするのは初歩的

確かに、営業職であれば商談機会にお客様から聞いた話で、忘れてはいけないポイントを書き留めるのが普通です。数値的なこと、たとえば来期の売り上げ予測とか、来年の採用人数など、お客様への提案に関わることは間違えたくないのでメモを取ります。

事実、私も営業として商談機会で会社の《拠点の数》《来年の売り上げ計画》等を聞き間違えると、次の提案で影響を来すと思い、必死でメモをしていました。

ただ経験を重ねると、こうしたメモの仕方は初歩的であることに気づきました。メモをすることの意味は何でしょう? 自分が忘れないことと同等に、相手が伝えたいことを記憶にとどめるという目的が大きいのです。たとえば、あるベンチャー企業の経営者と面会したとしましょう。その際に、

「当社の事業は来年の売り上げ目標を5億円と決めました」

と聞くと、《来年の売上げ5億円》と書き留めますが、その後に、

「私が大事にしたいことは、売り上げとともに社員の成長を実現することです」

と話していたとしたらどうしますか?

ここで、あなたは社長の大事な言葉である《社員を大事に》というポイントをメモする姿勢を取るべきなのです。何となく、それくらいの内容は覚えておけそうなので、フンフン、なるほど、とうなずいておけばいい気もしますが、あえてメモを取ると、

「こいつは、俺が大事にしていることがわかっている」

と感じてもらえるのです。

同じように上司や同僚との対話でも、社内の人が相手だと聞き方も適当になりがちですが、身近な”ビジネスパートナー”との信頼関係の構築のため、丁寧に対応すべきでしょう。具体的には、

●強い意志を感じる言葉(売り上げを達成したい、失敗は許されない)
 ●自分に対して期待を込めた言葉(この仕事を任せたい、後輩の模範となってほしい)

このような内容は頭で覚えておけたとしても、メモをすることが礼儀であり、相手を理解しようとしている姿勢があるのだと映ります。

 

 

 

 

 

 

 

この連載が本になりました。12月22日に全国書店にて発売予定です。

 

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