打ち合わせメモの、備忘録以上の使い方

対話をスムーズに進めるための気配り(その2)

上司や同僚から、仕事に関するアドバイスをもらったらどうしますか? たとえば、慣れない仕事に困っていると愚痴を言ったGさんに対して、

「その仕事にはコツがあるのだよ。具体的に説明すると……」

と身ぶり手振ぶりを交えて、解決法を教えてあげようとしたのは先輩社員のDさん。ところが、途中で話す意欲をなくしてしまったようで

「じゃ、まあ頑張って」

と、教えることをやめてしまいました。その理由はGさんがメモを取らなかったから。

「覚えておいてほしいことを3つのポイントに絞って説明しようとしたのですが、ボンヤリと聞いているようにしか見えませんでした。ならば、教える時間がもったいないでしょ」

聞いていてもメモを取らないのなら、実行しないに違いない……と感じてしまったのです。ちなみにGさんは、自分がメモを取らない姿を見て先輩が教える意欲をなくしたことに気づいてはいません。日頃、メモはよっぽどのことがないと取らないので、事の重大さに気づいていないのでしょう。

このように、メモを取らないことで相手の気分を害し、職場の人間関係にささやかながらヒビが入ることはよくあります。それくらい、メモを取ることが相手に対する気配りとなるのです。確かに、

「よく聞き、うなずく」

ことも大事ではあります。しかし、誠意のある態度を示すための対応として、メモを取ることには大きな意義があります。

皆さんは、本来のメモの目的は、自分が相手の話を忘れないためだけと思い込んでいませんか? 忘れないためだけが目的となると、中には自分の記憶力がよいと過信してメモを取らない人が出てきます。たとえば、通信機器の営業をしている入社3年目のPさんは

「会議、取引先との打ち合わせで使う手帳は、1年で2ページくらいしか使いません」と豪語。

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