会議が無駄な時間に終わるのを防ぐ意識ポイント 会議は5種類､目的によって所要時間は変わる

これは、出席者全員で知恵を絞って問題の対処にあたる必要があるときに開く会議だ。この種の会議の進行役は、問題を解決するという同意を全員から得たうえで、全員に発言する機会を与え、議論への積極的な参加を促し、その場で選ばれた解決策の実行を各自に決意させる必要がある。よって、この種の会議では「過程が何よりも大事」になる。

ポジティブな説得という形をとれば、解決が必要な問題を要約して伝え、その後解決策として決まったことを（おそらくはピッチにまとめて）発表するという流れが生まれやすくなる。これはもっとも時間を要するタイプの会議なので、60～90分は予定しておいたほうがいい。

これは、新しいアイデアを発表したり、視点を変えたものの見方を提案したりするときに開く会議だ。この種の会議では、「理解が何よりも大事」になる。

発表を聞く人は、発表を通じて得た知識が自分にどう関係するかを深く理解すればするほど、その知識を自分で試したくなるからだ。素晴らしい授業を受けたときの感覚に似ていると思ったなら、まさにそのとおりだ。

統率、指導、教育といった呼び方もできるが、いずれにせよ、この種の会議ではポジティブな説得がカギを握るので、ポップアップピッチのスキルが非常に役に立つ。この「参加者を教育するピッチを発表する」会議の理想的な所要時間は、30～45分だ。

出席者に自らアクションを起こさせる

『THE POP-UP PITCH 最もシンプルな心をつかむプレゼン』（かんき出版）。書影をクリックするとAmazonのサイトにジャンプします

これも出席者に新たな情報を与える会議の一種だが、こちらでは、あなたの提案に応じて「出席した人たちに自らアクションを起こさせることが何よりも重要」になる。

ポップアップピッチが誕生したのは、この種の会議の準備をしたときのことだった。これもアイデアを発表するプレゼンテーションではあるが、ほかのプレゼンとの大きな違いが1つある。それは、プレゼンを聞いた人たちに、自らの行動を変えたいと思わせるまでが仕事になるという点だ。

つまり、聞き手にあなたの提案を実行することを自発的に選択させるとともに、そう決めてよかったと思わせることが求められるのだ。ポップアップピッチを活用すると、驚くほど短時間でそれを成し遂げることができる。

会議の種類は以上の5つとなる。会議を呼びかける前にその目的を鑑みて、進行役のあなたと出席する人たちにとって最善となるのはどの種類の会議かと考えることは、いいウォーミングアップになる。

これを行うだけでも、あなたが主催する会議の効率が高まり、ほかの出席者から感謝されることは間違いない。