｢あの資料がない！｣よく困る人､即解消の4大秘訣 ｢机の上が紙でぐちゃぐちゃ…｣これでスッキリ

机の上をすっきりと片付いた状態にしておくために、私は仕事場に持ち帰った紙類をすぐにスキャンする。さらに「資料を探しやすい状態で」保管するためには、そのあとの「ひと手間」が重要になる。

私は名刺も紙の資料も、仕事場に持ち帰ったらスキャナーですぐにスキャンしてデジタルデータにしてクラウドに保管し、元の名刺や紙の資料はすぐに捨ててしまう。

スキャナーは、「ドキュメントスキャナー」と呼ばれる書類専用のスキャン機器で、いまは富士通から出ている「ix100」というモデルを使っている。

このスキャナーのすぐれた点は、パソコンにケーブル接続する必要がなく、Wi-Fi環境にワイヤレス接続しておけば、直接クラウドに自動的にスキャンデータを送ってくれることだ。

長さ30センチほどの小ぶりのこん棒くらいの形状と大きさなので、場所をとらないのもいい。そこらに転がしておき、必要なときだけ持ってきて使う。バッテリー容量も十分で、マイクロUSB経由の充電は時折で済む。

「タグづけ保存」で探す手間を省く

スキャンしたデータは、「メモアプリ」に保存する。メモアプリの「エバーノート」は、上記のスキャナー「ix100」と連動しており、スキャンしたデータを直接送り込むことができる。

それ以外のアプリでも、手元のパソコンにクラウド経由でデータを同期できるので、スキャンしてしばらくすると、PDFファイルがパソコンに自動的に保存されている。これを手作業でメモアプリにコピーすればいい。

ここで大切なのは、「日付」や「タグ」をつけて保存しておくことだ。

たとえば名刺であれば、名刺交換をしたら、仕事場に戻るなり、それらの名刺をすべてスキャンする。「メモアプリ」に「日にち」と「社名」「イベント名」などをタイトルにして保存し、「名刺」というタグもつけておく。

この作業は5分とかからないが、こうしておけば、あとから社名などで検索ができるし、メモアプリ上で「名刺」のタグを一覧表示させれば、過去の名刺がズラズラと時系列で表示されるので、「あの人と会ったのは、たしか昨年の夏ごろだったかな」という「おぼろげな記憶」から名刺を探り当てることができる。