中小企業に教えたい「電話・FAX・ハンコ」のDX法 代替できるテクノロジーはすでにたくさんある

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自分のeFax番号(03などから始まる普通のFAX番号と変わらない)宛てにFAXを受信すると、指定の電子メールにPDFの添付ファイルとして送られてきます。このeFaxであれば、場所にかかわらず誰でもFAXの受信内容を確認することができるわけです。また送信の際も、PCやスマホから特定のメールアドレスにPDF添付で送るだけです。

月額1500円で送受信各150ページが利用可能。既存のFAX番号をそのまま引き継ぐ場合も、NTTのボイスワープ(かかってきた電話をあらかじめ設定しておいた電話番号に転送するサービス)でeFax番号に転送させればOKです。

ただ、PDF送付はメールだけなので、そのメールを受信した際にはMicrosoft Teamsのチームチャネルに転送して、メンバー全員が確認できるようにしてあります。

契約書は基本的にすべてデジタル

●押印した書類を郵送で送り合う→クラウドで電子署名して管理

契約書は基本的にすべてデジタルです。「GMO電子印鑑Agree」というサービスを使って、電子サインおよび電子署名を使い、契約書への押印や文書管理をしています。

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ワードで作成した契約書の内容を契約先とチャットなどで確認し合い、合意できたらクラウドにアップロードし、契約先のメールアドレスなどを入力して送信します。

相手は文書を確認し署名するためのURLを受信しますので、メールに記載されたガイドに従ってアクセスして処理すれば完了。署名した文書はクラウドで保存されますので、印刷して保管する必要もありません。

電子証明書を使うこともできるのでセキュリティも安心。認印や手書きサインのように使える電子サインもあり、多くのクライアント顧客から受け入れられています。

ただし、すべての契約書がクラウド経由でのやりとりになっているわけではありません。紙の契約書はいまだ残っています。ただ、紙の契約書であってもすべてスキャンしてクラウドで保管していますので、セキュアな状態で簡単に検索および閲覧ができるようになっています。

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