入社1年目から差がつく｢数字を使う伝え方｣ 必要な情報を｢サンドイッチ｣していますか？

1つめは、相手の思考回路に沿って報告するということです。

たとえば、入社1年目の新人が、上司に対して前週のウェブサイトのアクセス状況を報告する場面を想像してください。次のような報告に、上司はどのような印象を持つでしょうか？

「前々週よりもけっこう増加しています」

これだけでも状況を報告したことにはなります。もちろんうそはついていません。しかし、いったいどれくらい増加したのかわかりません。こういう場面でこそ具体的な数字を持ち出して説明したいところです。

報告になっていない報告

では、次のような報告だとどうでしょうか？

「第5週の総PV数は約1000。それに対して第6週は1280です」

数字が入ったことで、先ほどよりも具体的になりました。「けっこう」や「たくさん」という言葉は人によって認識がバラバラです。それが、「1280」などの数字で、共通認識を得ることができます。

ですが、これは「数字を使った報告」で最も多い失敗例です。

「前週のウェブサイトのアクセス状況を報告して」と頼んでいるのに、「数字」しか伝えられなければ、上司は「状況」を把握することができません。つまり、これでは報告になっていないのです。

ただ数字を読み上げるだけなら、資料を見れば済むことです。このような報告では、「だから何なの？」「あなたはどう考えているの？」といったツッコミを入れられてしまうことでしょう。

報告になっていない報告はあなたの評価を気づかないうちに下げてしまいます。とてももったいないことです。

そこで、情報で数字を挟んで状況が一瞬でわかるように伝えます。

「順調です。第5週の総PV数は約1000。それに対して第6週は1280。約20％増。トップページのレイアウトを変えたことが奏功したと考えられます」

この報告は、「情報→数字→情報」の順、つまり、2つの情報で数字を挟み込んだサンドイッチ形式になっています。

では、なぜこのサンドイッチ形式がよいのでしょうか。