入社1年目から差がつく「数字を使う伝え方」

必要な情報を「サンドイッチ」していますか?

「昨日の売り上げはいくら?」といった具体的な数字そのものを尋ねられたときを除けば、報告を求める上司は「数字」が知りたいのではなく、「状況」が知りたいはずです。良いのか悪いのか。できているのかできていないのか。安全なのか危険なのか。いまでなければならないのか後でもいいのか。そういったことが知りたいのです。ですから、まずはその疑問に答えることが必要です。あまりに定番ですが、「まずは結論から」ということです。

しかし、結論だけでは上司は「本当かな?」「理由は?」と思います。そこで、その疑問に対する答えとなるような具体的な数字を説明します。

上司があれこれ質問しなくて済む

状況を数字で正確に把握できた上司が最後に思うことは、「で、それをあなたはどう考えているの?」です。その疑問に対する答えを最後に伝えます。

このように、「情報→数字→情報」のサンドイッチ形式は、相手の思考回路に合わせてつくられた伝わりやすいフォーマットなのです。

あれこれ質問しなくても、欲しい情報を伝えてくれる部下に、上司はきっと好感を持つでしょう。先輩や上司は、あなたが報告するときに、このようなところを見ています。

②「正確な数字とざっくりした数字を使い分ける」

2つ目は、状況に応じた数字の使い方です。ビジネスで報告に使う数字には大きく分けて2種類あります。正確でなければ困るものと、ざっくりで構わないものです。

たとえば、ある製造業の会社の製品に不良品が発生したとします。「不良品の状況はどうなっている?」と上司に尋ねられたとき、「だいたいこの1カ月間でざっくり100個の不良品が発生しました」という報告をしたとします。これでは、取引先の注文に応えられるのか、材料の追加発注は必要なのかなど、どう対処すればよいか上司は判断できません。

その上司が経営層や取引先などへ経緯を報告する際も、“ざっくり100個”では困ります。このように、きちんと正確に調査した結果であるという事実が必要な状況では、正確な数字が求められます。

一方、たとえば営業会議で、上司から「だいたい来月の受注金額はどのくらいか?」と尋ねられたときに、「いま正確な金額を算出できないので後で……」では困ります。上司は「だいたい」と言っているのですから「概算でいいから規模をつかみたい」ということです。ざっくりとした数字で構わないわけですから、その場ですぐに答えるほうが、上司にとってありがたいといえます。

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