テンプレートで対応できない内容は、文章を書き始める前にそのメールに盛り込むべき要素や項目を箇条書きしてください。例えばイベントをお知らせするメールの場合は、「日時」「会場」「参加費」「持ちもの」「注意事項」「申し込み期限」などです。「この内容を盛り込めば大丈夫」という状態にしてからそれぞれの項目を文章化していけば、漏れを防ぐことができます。相手に「五月雨（さみだれ）式ですみません」と追加のメールを送るのを避けられます。
文面は3つのポイントを押さえる
何を言いたいのかよくわからないメールを受け取ると、返信をつい先延ばしにしたくなりますよね。
逆にあなたがそのようなメールを送ってしまうと、当然相手からはなかなか返信がきません。そのせいで仕事が進まず止まってしまう……といったタイパの低い状況はなるべく避けたいものです。
相手に読むストレスを与えず、あなたが言いたいことをきちんと理解してもらえるようなメールを書くには、「短く・わかりやすく・強調する」の3つのポイントを意識しましょう。
タイトルと本文の文章の両方を短くします。どのような要件のメールなのか相手がひと目でわかるように、タイトルを10字くらいにまとめると親切です。本文は、1行あたり20字程度で改行すると見やすくなります。
本文を「結論→経緯→相⼿のメリットや補足」の順番で書きます。日本語の特性上、結論が文章の最後にきやすいのですが、あえて結論から書き始めると、ぐっと伝わりやすくなります。
「結論」を端的に述べ、「経緯」で理由を説明したら、最後に相手が得られるメリットや相手にお願いしたい行動、補足事項などをまとめて書きます。
なお、相手からの質問に答える形で返信する場合は、相手の文面の一部をインライン（引用）で記載すると、ひと目で趣旨が理解できてわかりやすくなります。
大事な部分や注目してほしい部分を赤文字や太字にしたり、アンダーラインを引いたりして強調しましょう。「○○日までに」や「△△をご持参ください」のように、○○や△△にあたる数字や持ちものなどを強調すると相手も気をつけやすくなります。
時短しつつ、必要な情報は漏れなく盛り込んだメールを送ることができれば、自身だけでなく相手の時短にもつながります。ぜひ参考になさってください。
