ムダなビジネスメール、もうやめない？　社会人がマストで知っておくべき！「タイパ」劇的アップする”メールの基本”とは

私は後回しにしたメールの返信忘れを防ぐために、その日の仕事の終わりにメールボックスを確認するようにしています。その際に対応できるものには返信し、時間がかかりそうなものには「○日までにお返事します」とひとまず返信しておき、対応するための時間をスケジュールに組み込みます。あとで対応するものでも「〇〇までにご連絡します」とメールを送るだけで「レスが速い人」というイメージを持ってもらえ、信頼貯金が増えます。

ユーザー辞書・テンプレート・一覧で対応する

「時短でメールの作成をしたいが、急いで書くとそっけないメールになってしまう。どうすればよい？」という人向けに、簡単にできるタイパテクニックをいくつか紹介します。

「よ」と入力して変換キーを押すと「よろしくお願いいたします」と出てくるといった具合に、よく使う文をパソコンに辞書登録しておきます。「お忙しいところ恐れ入りますが」などのクッション言葉や、取引先の社名も登録しておくと便利です。

私が秘書をしていたときは「接待の案内」「会議の案内」などのテンプレートを作って下書きに入れていました（下書きはそのまま使わずにコピーして使います）。このテンプレートの文面を丁寧なものにしておけば、メールの雰囲気がそっけなくなるのを防ぐことができます。

メールによく記載する情報やリンク先はメールの下書きに一覧にして保存しておき、必要なときにコピペします。例えば、訪問案内に添える会社の地図、会社のホームページのURLなどです。

言葉の使い方に自信がない人は、メーラーのオプションにあるスペルチェックを実行すると間違った日本語を修正できます。