｢話がダラダラ長い人｣が犯している3大間違い 説明は｢抽象→具体｣の順番を守ることが極意

どうしても説明が長くなってしまう人には、「知っている内容全てを話そう」とする特徴があります。

全て話さなくてはいけない場面がないわけではありませんが、その場合は相手から「もっと詳しく話して」「知っていることを全て説明して」と要求されます。反対に、それ以外のケースでは気にしなくてもいいわけです。

説明の相手としてもっとも頻度の高い直属の上司の場合、実はもっとも割合が低く済む可能性が高くなります。

なぜなら、ほとんどの情報を定期的に共有しているからです。

説明すべき部分は10のうち1～2程度で十分

説明すべき部分は、新たに起きた出来事のうち、自分は知っているが上司は知らない部分、いわゆる「差分」に限られます。状況次第では、10のうち1～2程度で十分なのです。

そんなに短くていいのか、背景をバッサリとカットしてもいいのかと不安になる人もいるでしょうが、これも原則として杞憂です。

もし1分程度で説明した内容が相手にとって不足している場合、すでに述べた通り、「相手から質問してくる」からです。

言い換えれば、何が不足しているかは、相手にとって「気になるポイント」そのものです。その部分についてだけ、相手が要求する細かさで説明をすれば、必要最小限かつ相手の満足度を保った状況で説明が終わり、かかる時間も最小化されます。

もちろん、いつでもその背景を説明できる準備が必要なのは言うまでもありません。

しかしそれと、いきなり長時間かけて、知っていること全てを詳しく説明し始めることは別です。

会議や提案の場では相手からより詳細な内容について質問を受ける場合も少なくありません。

その際、求められた内容に適切かつ端的に答えられれば、確実に評価は上がります。それも、できれば即答できるようになっているといいでしょう。

どんな質問をしてくるのか、何に興味を示し、何に食いつき、何に疑問を抱くのかはあくまで相手次第ですから、全てに対応するのは難しそうです。

とはいえ、実は慣れてくると、説明をどのように展開するかを組み立てている時点で、ある程度想定ができるようになります。

むしろ、慣れないあいだでも、「こういう風に説明したら、聞く相手はどんな反応を示すだろう？」と相手の頭の中を想像してみることが、自分の説明力を大きく引き上げるトレーニングにもなります。

そして、こうしたシチュエーションにもっとも該当するのは恐らく直属の上司でしょうから、まずは上司の反応をあれこれ想定して「先回りの術」を会得してみるといいでしょう。