｢話がダラダラ長い人｣が犯している3大間違い 説明は｢抽象→具体｣の順番を守ることが極意

相手からのコメントが、どういったものになるかはわかりません。意見かもしれませんし、疑問、同意、反対……などいろいろと種類はありますが、伝えるべきことがきちんとまとまっていれば、リアクションもある程度予測できますので、そこに焦点を合わせて答えを用意します。

「この根拠になったデータはどういうもの？」と聞かれれば、すぐさま表や数字を出して「これをもとにしています」と答える。「このデータはどこから持ってきたの？」と聞かれれば、「2020年のデータですが、○○調べです」と答える……といった具合です。準備と並行して、いつでも説明できるように相手の反応を想定しておくと、焦らずスムーズに答えられます。

相手の疑問や反応を想像することが大切

一通り当初の説明を準備したら、ぜひ検証も兼ねて、一度他人が自分の説明を受けた場合どんな疑問を思い浮かべそうか、想像してみましょう。これは、短く簡潔に説明する段階の内容を自分で検証する作業と兼ねて行うといいと思います。

初めて説明する相手であれば準備する範囲はどうしても広くなってしまいますが、いつも説明している直属の上司であれば、場慣れとともにだんだん相手の頭の中身もわかるようになり、傾向がつかめてくるはずです。

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データの分析手法は必ず確認してくる、着想のきっかけを聞くことが多い、自信度や情熱にこだわる、売上よりコストに敏感、特定の人物の動向や反応を気にする……。

などなど。こうした「データ」がそろってくると、上司が興味を示しそうなことはさらに詳しく、精度高く準備できるようになるわけです。

そして、質問した内容に的確な答えが返ってくれば来るほど、自分の説明力が上がるだけでなく、「お、こいつわかってるな」と、相手から得られる評価も上がっていきます。

この繰り返しをすることで、質問に対する対応力が上がるだけでなく、やがて準備の質そのものもよくなっていきます。

慣れないうちは、自分の説明のどこに穴があり、相手がどこに疑問を感じるかはなかなかわかりません。しかし、説明を繰り返すほど、自分の準備に足りない要素は何なのかがわかり、チューニングできるようになってきます。