こうして、「情報をすべてピックアップ→必要な情報を絞り込む」というステップを踏んで書いたメールは、自然と「相手に何をしてほしい」かが伝わります。慣れないうちは、紙やパソコンのメモ帳を使ってもいいので、ぜひ情報整理をしてみてください。
わかりやすい件名にする3つの方法
メールの「件名」に気を配るだけでも、「文章があいまい」なメールを防ぐことはできます。
ポイントは、パッと見て用件がわかりやすい件名にすること。わかりやすい件名がついているメールは、読み手も「自分が何をすればいいか」を意識しながら本文を読むので、文意がスムーズに伝わりやすいのです。
「本日のお打ち合わせのお礼」「6/2（金）発売商品パンフレット修正のお願い」「夏期特別休業のお知らせ」などが、用件がわかりやすい件名の例です。
パッと見てわかりやすい件名にするには、以下の3つの方法が有効です。
（1）相手がわかる表現で書く
社内やプロジェクトメンバーだけで使っている案件名や開発コードネーム、業界用語など、関係者でなければわからない用語が使われた件名は、それ以外の人に伝わらなくなってしまいます。相手がわかる表現に直した件名にしましょう。
（2）特定できる数字があれば使う
「6月9日（金）の打ち合わせ」「第1回営業会議」「3月定例会議」など、数字は互いの誤解を防ぐコツです。日付は曜日まで入れることで行き違いを減らしましょう。
（3）相手に「何をしてほしいのか」を書く
「山田様お打ち合わせのご報告」「名刺のカラー案のご相談」「企画書確認のお願い」など、相手に何をしてほしいのかがわかる言葉を添えます。これなら、メールを読んだ人が「何を求められているか」が一目瞭然です。
これら3つの方法に基づいた件名は、後々メールを確認する際に検索しやすいというメリットもあります。5年経ってもすぐに思い出せる件名になっていれば、わかりやすい件名といえるでしょう。
以上のポイントを意識することで、読み手に「自分が何をすればいいか」が明確に伝わるメールを書けるようになります。
