仕事のできない人はメールの文面がイケてない 1文1文はシンプルに見やすさを意識してみよう

業務上の指示や依頼をするときに最もNGなのは、1つの文にあれこれと内容を詰め込むことです。

次の文を見てください。

この文は文字数が多い上に、いくつもの内容が詰め込まれているので、「何をどうすればいいのか」がわかりにくくなっています。注意深く読まないと、「誰がプロモーション部の堀越さんに事前連絡をすべきなのか」、読み間違える人が出てしまう恐れがあります。
事務連絡は、あくまで読み手が「パッと見てわかる」ように書くことが大切です。

1つのことを伝えたら、文を終わらせる

読み手に即座に理解できる文章を書くポイントは、

「ワンセンテンス・ワンメッセージ」

ようするに、

「1つの文で伝えることを1つに絞る」

ことです。

・文……句点「。」(マル)で区切られたもの。2つ以上の文の連なりが「文章」

この原則に従って書き替えると、次のようになります。

改善例1では、1文目で開催の日時を、2文目で場所を、3文目以降でオンライン参加の際の注意事項を伝えています。

これならば、別の作業の合間にパッとこの事務連絡を見た人でも、必要な情報を正しく把握できるはずです。

「1つのことを伝えたら、文を終わらせる」。この意識を持つだけで、テキストコミュニケーションでの誤解を防ぐことができます。