仕事のできない人はメールの文面がイケてない

1文1文はシンプルに見やすさを意識してみよう

①ワンセンテンス・ワンメッセージ

業務上の指示や依頼をするときに最もNGなのは、1つの文にあれこれと内容を詰め込むことです。

次の文を見てください。

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【わかりにくい例】
新商品の販促会議は火曜日の午前9時から本社3階の第1会議室で行い、オンラインでの参加の方には新商品のサンプルを事前に配布しますのでプロモーション部・堀越にご連絡ください。
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この文は文字数が多い上に、いくつもの内容が詰め込まれているので、「何をどうすればいいのか」がわかりにくくなっています。注意深く読まないと、「誰がプロモーション部の堀越さんに事前連絡をすべきなのか」、読み間違える人が出てしまう恐れがあります。
事務連絡は、あくまで読み手が「パッと見てわかる」ように書くことが大切です。

1つのことを伝えたら、文を終わらせる

読み手に即座に理解できる文章を書くポイントは、

「ワンセンテンス・ワンメッセージ」

ようするに、

「1つの文で伝えることを1つに絞る」

ことです。

・文……句点「。」(マル)で区切られたもの。2つ以上の文の連なりが「文章」

この原則に従って書き替えると、次のようになります。

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【改善例1】
1月12日(火)午前9時から、新商品の販促会議を行います。場所は本社3階の第1会議室ですが、オンラインでの参加も可能です。オンラインでの参加希望の方は、事前に新商品のサンプルを配布します。プロモーション部・堀越にご連絡ください。
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改善例1では、1文目で開催の日時を、2文目で場所を、3文目以降でオンライン参加の際の注意事項を伝えています。

これならば、別の作業の合間にパッとこの事務連絡を見た人でも、必要な情報を正しく把握できるはずです。

「1つのことを伝えたら、文を終わらせる」。この意識を持つだけで、テキストコミュニケーションでの誤解を防ぐことができます。

次ページ「見た目」に気を配るだけで指示は何倍も通りやすくなる
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