話が致命的にわかりにくい人は｢順序｣を知らない ｢結論⇒理由⇒事例⇒結論｣で組み立ててみよう

仕事でも家庭でも、自分が話した後に「つまり何？」「結論は？」「根拠は？」と言われると、イヤですよね。逆に、時間がないときに、長い説明をされるのもまたイライラしてしまいます。こうしたストレスを相手にかけず、短時間で伝わる「話し方の型」をご紹介しましょう。

「話し方の型」はいくつもありますが、ここでは汎用性の高い「PREP（プレップ）法」についてお話しします。ビジネスパーソンならば、聞いたことがある方も多いでしょう。「PREP法」の型に当てはめることで自分の頭の中を整理できますので、相手にもポイントを押さえて伝えることができます。

PREP法は、このような構成になっています。 

最初に、結論（または話の要点やテーマ）を伝え、相手に言いたいことがわかるようにします。

次に、その理由を伝えます。

そして、その理由をわかりやすくするために事例を用いて、具体的にイメージできるようにします。

最後にもう一度、結論（または話の要点やテーマ）を伝えて締めくくる。

最初と最後に結論を伝える効果

話の最初に結論を伝えることで、相手にストレスを与えずに、伝えたいことを印象づけられます。そして、最後にもう一度、結論を繰り返すことで、改めて、「言いたいこと」を念押しできます。メッセージは2回言ったほうが相手の印象に残りますからね。これは、仕事での報告や指示出し、プレゼンなどで役立ちます。それでは、PREP法を使った例をみてみましょう。

【部下への指示出し編】

実際にトレーニングに来られたN部長の事例です。N部長は、やり手のトップ営業マンでしたが、管理職になってからはどうにも営業成績が上がりません。部下からの評価は相当悪いそうです。自分はできるのになぜ部下はできないのか、とこぼしてばかり。しかし、N部長の話を聞いてみると、指示出しがわかりづらかったのです。いつも部下にはこのように言っていたそうです。

悪い例：「◯◯君、この企画書全然ダメ。書き直して！」

これでは何をどう修正するのかわかりませんね。単なるダメ出しです。