デキる人が実践｢必ず目標達成｣を導く8つのコツ ｢6W2H｣を明確にすれば驚くほどスムーズに進む

要求事項をまとめると気づくことがあります。それは「利害が衝突している要求がある」ということです。

お客様からのオーダー製品の納入に際して、営業と製造の双方が

と要求する、などです。

目標設定では、利害が衝突している要求への対応も大切なポイントで、対応としては、⑤「要求事項を確認し、優先順位づけをする」、そして、⑥「優先順位づけが難しい場合は、話し合う場を設けて検討する」になります。この2つを行ってもなお解決されない場合は、決裁者の意思決定をあおぎ、優先順位づけをしていきましょう。

プロジェクトの前提となる資料をまとめ、ステークホルダーへのヒアリングをし、要求事項の調整をしたら、いよいよプロジェクトの目標を書類としてまとめます。この書類を「プロジェクト憲章」といいます。

プロジェクト憲章は、プロジェクトの計画と実行をする前の「企画書」の位置づけで、この中で6W2Hの詳細を明確にしていきます。まとめるべき項目は、「名称」「目的」「成果物・要素成果物」「納期」「条件」「予算」「実施場所」「体制」「主要ステークホルダー」「リスク」「承認日・承認者・改定履歴」などですが、作成時に大切なのが、⑦「必ず決裁者の承認を得る」です。

お客様や自社の決裁者などから承認をもらい、その証拠をプロジェクト憲章内にしっかりと記載しておきます。承認を得ずにプロジェクトを進めてしまうと、「こんなことは依頼していない」といったトラブルが発生し、後々に問題になる場合があるのです。プロジェクト憲章の承認は、そうしたときの重要な証拠にもなりますので、面倒でも必ず承認を得るようにしましょう。

大きなプロジェクトはフェーズで細切れにする

ただ、プロジェクト憲章は、なかなか承認されないこともあります。「コストが大きくて承認されない」「技術的に不確実性があるので決裁者が意思決定しづらい」といったケースです。決裁者の立場では、未来の不確実なものに対して決裁するのには、勇気がいります。プロジェクトが大きくなって長期間になるほど目標設定も難しくなります。

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このようなときには、どうしたらよいでしょうか。ポイントをお伝えすると、⑧「プロジェクトをフェーズで細切れにし、最初のフェーズだけを目標設定して承認を得る」です。

仮に、新しい人工知能（AI）システムを開発する場合、全体のコストが大きく技術的に不確実性も高いため、最初からすべての承認を得るのは難しいです。ですからこうしたときには、まずはシステム設計のフェーズまでをプロジェクト化して目標設定し、承認を得るのです。

大きなプロジェクトで目標設定に難航したら、フェーズを細切れにして「スモールスタート」することで、目標設定しやすくなり承認・決裁も得られやすくなります。

こうしたマネジメントをきちんとすることによって、格段にプロジェクトがうまく進みます。ぜひ実践してみてください。