「失礼なメール」を送る人が知らないNG表現

だからあの人の依頼は聞き入れたくない

メールの読み手が「失礼だ」とイラッとする理由の1つに、「内容や立場に合った表現になっていない」というケースがあります。

たとえば、生命保険会社の営業の人から「アンケートのお願い」という件名でメールが来たとします。そのメールの文末が「メールでかまいませんので、下記の事項に、至急、ご回答をお願いいたします」とあれば、イラッとしますよね。

これは、相手が本来、こちらの協力を仰ぐ立場にもかかわらず、自分の都合を押しつけているため、不快感を覚えるのです。

このような場合、「相手の協力を仰ぐ立場」であることを自覚して、自分の都合を押しつけず、ソフトにお願いする必要があります。あくまで「お手間をかけて申し訳ない」という態度を貫き、相手のメリットを書きそえることで、協力を仰ぎましょう。

また、もし期限を示す場合には、その理由を書きそえます。

先ほどの例でしたら、たとえば「6月9日(金)までにアンケートにお答えいただいた方には、特製のノベルティグッズをプレゼントいたします」などとあれば、期限を示す必然性ができるでしょう。

「ネガティブな感情」をぶつけるのは厳禁

取引先や上司などとメールのやりとりをしているうちに、ついネガティブな感情が生まれることがあります。

仕事をお願いしたのに期待外れの結果だった、相手のミスで作業の進行に影響が出た、こちらの忙しさを理解しないでいつも仕事を振ってくる、などのうっぷんが積もり積もると、相手に「一言いいたい」気分になってもおかしくありません。

しかし、そんな感情のままに書き加えた言葉は、「余計な一言」です。次のようなネガティブな感情を表現する言葉は、決して使わないようにしてください。

・もういいです。
・またですか。
・どうせ○○ですから。
・貴社のために申し上げますが、このようなことは~。

 

メールの目的は自分のネガティブな感情をぶつけることではありません。相手に動いてもらうことです。

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