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データ整理の基本 最初の作り方が重要

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分析はそもそもデータが整理され、表が適切に作られていないと、意図どおりに行えない。適切な表作成の基本を解説する。

(Drogatnev/PIXTA)

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Excelで分析や集計を適切に行うには、表そのものが適切に作られていることが必須だ。企業では通常、受発注や財務会計などコア業務はシステム化され、それらの表はおおむね適切に作られている。一方、アンケートや名簿など、ちょっとしたデータ管理の表は、自分でExcelを使いゼロから作る機会が多い。その際、以下の4つの基本を押さえておいたほうがいい。

1つ目は表の構造。基本は1つの行と1つの列を単位とする格子状の構造とする。Excelの分析・集計機能はこの構造の表を前提としている。表を最初からそう作っておかないと、整形し直す手間や時間が必要になり、また機能をフルに生かせられない。分析・集計を効率的に行うためにはこれを意識したい。一方、帳票のように最終的なアウトプットでありデータを活用しない表なら、構造は自由で構わない。

2つ目はデータ入力。ポイントは日付と数値の形式だ。日付はExcel標準形式、数値は“生”の値で入力し、金額の¥マークなどの体裁はセルの「表示形式」機能で整えるようにする。

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