いまだオンプレミスでサーバーを運用している学校も多い
昨年12月から校務の情報化について議論している文部科学省の「GIGAスクール構想の下での校務の情報化の在り方に関する専門家会議」が、今年8月下旬に中間まとめを出した。これまで専門家会議では、①学校の働き方改革を進めるための情報化のあり方、②校務系システムのデータとほかのシステムとの連携の可能性について検討してきた。
実際、現場の状況はどうなっているのかというと、2021年5月1日時点での状況を調べた「校務支援システム導入状況調査」では、校務に関する業務管理のため教職員が一律で利用する「校務支援システム」を導入済みの自治体は80.4%。このうち学籍、成績、保健などの情報が統合された「統合型校務支援システム」を導入済みの自治体は68.9%で、年々整備率は上昇している。だがインターネット接続率は48.7%で、教職員が在宅で校務支援システムを利用できる環境になっている学校は少なく（常時利用可能4.7%）、学習系データやほかのシステムとの連携もほとんど進んでいなかった。
しかも、世の中でこれだけクラウド利用が進んでいる中で、学校現場ではいまだ多くがオンプレミスでサーバーを運用しているという。GIGAスクール構想で授業や学習の情報化が進む一方、校務の情報化は遅れている。また教員の長時間労働解消のために働き方改革が急務となっているにもかかわらず、「校務を行うときは職員室の専用端末で行わなければならない」という柔軟性を欠いた状況も珍しくなく、早急に校務DXを進めていく必要があるということが背景にある。
そこで今回の中間まとめでは、校務支援システムのクラウド化を前提に、校務DXのモデルケース創出やガイドライン策定の必要性について言及している。また今後は、先進自治体の状況把握をはじめ、システムの更新等の運用上、またセキュリティー上の課題、財政支援のあり方などについて検討し、校務DXの進め方についてビジョンや施策を示す必要があるとまとめている。
だが具体的にどう進めていくのかは、課題が山積しているといえるだろう。校務のクラウド化は共通の前提とはなるものの、各自治体で校務支援システムの現状はもちろん、自治体の規模や予算も異なるからだ。
ただGIGAスクール構想によって、すでに「Microsoft 365 Education」や「Google Workspace for Education」などのITツールは現場に普及しており、一部の学校や教育委員会ではクラウド化の動きが見え始めている。
実際、児童・生徒の欠席管理や保護者との連絡、施設や行事の管理、資料の共有などをクラウド上で行い校務の効率化を進めている学校は多くある。今後は、クラウドでできる校務は積極的にクラウドに移行し、ペーパーレス化をはじめ校務のデジタル化、効率化を進めていくことが求められるだろう。
これまでは、教員が校務と教務で使う端末が異なるということも珍しくなかったが、クラウド化すれば端末1台で業務ができるようになる。それにより端末の整備コストが抑えられるのはもちろん、柔軟な働き方の実現や災害などの緊急時対策にもつながる。
利便性とセキュリティーを両立させる具体的なあり方の検討へ
こうした状況について、ITの専門家はどう見ているのか。ICT市場専門のリサーチコンサルであるMM総研取締役研究部長の中村成希氏はこう話す。
「校務による長時間残業の常態化に加え、そもそも必要な教員数を確保できない自治体が増えているなど、公立学校の教員の働き方改革は待ったなしとなっています。こうした課題の解決手段としてICT活用への期待は高いのですが、教員の働き方改革に必要なICTツール選定の段階で、課題が山積しているのが現状です」
自治体によってはクラウド化の入り口にも至っていないところもあるという。とくに小規模な自治体の教育委員会では、校務支援システムのクラウド化が進んでいない。MM総研が小規模な自治体が使用している校務支援ソフトについて行った調査では「標準的なパッケージソフトではあるものの、2010年代に進んだクラウド化の恩恵を受けておらず、自治体が機能ごとに優れたソフトを複数使い分けることができていない状況にある」と中村氏は指摘する。
またMM総研が自治体に行った校務支援ソフトの種類と数を聞いた調査では、ソフトウェア名の回答を得た827自治体で39種類の異なるソフトが利用されていた。「県単位の共同システムを利用している」という回答を含む上位8ソフトウェアで利用自治体の91%を占めるが、残り31ソフトが少数の自治体に利用されていることがわかった。
ここからわかるのはパッケージソフトが乱立していること、それが校務支援システムのクラウド化を阻害する可能性だ。「校務系システムは、それぞれのソフト会社が個別開発から培った知見で標準的機能を備えたパッケージソフトへの移行が進んだ。数自治体しか利用していない小規模なパッケージでは、ベンダーもクラウド化に踏み切るだけの投資をできない可能性がある」（中村氏）という。
さらに課題として浮上しているのが、成績などの機微情報の扱いを含むセキュリティー問題だ。中間まとめでは、アクセス制御によって情報へのアクセスを管理し、インターネットにつながっていない状態と同等のセキュリティーを担保する仕組みの構築を目指すべきとした。教育データの利活用が検討される中で、学習系と校務系のデータ連携、その前提としてのクラウド化は必須ということだろう。つまり利便性とセキュリティーを両立させ、その具体的なあり方について今後検討していく必要がある。
クラウド化に加えて、SaaS化まで議論すべき理由
では実際、どう対応していけばいいのだろうか。企業などでクラウドサービスとして主流になりつつあるのは、SaaS（サース：ソフトウェア・アズ・ア・サービス）と呼ばれるものだ。
企業でも機密情報や個人情報を扱うため、当初はクラウド化に躊躇する向きもあったが、今では当たり前のようにクラウド化への転換が進んでいる。その意味でも中村氏は、利便性とセキュリティーを両立する校務支援システムのクラウド化のあり方として、SaaSが最も適しているのではないかと指摘する。
クラウドサービスには、ハードウェアのみを提供するIaaS（イアース）、プラットフォーム機能を提供するPaaS（パース）、そしてソフトウェア機能を提供するSaaSの3種類のサービスモデルが存在するが、ユーザーにとって最も負担が少なく高度なセキュリティー対策を実現できるのがSaaSだとされる。ソフトウェアの開発、ユーザー側の管理が不要で、コストも抑えられ、場所を選ばずにサービスを利用できるからだ。「Microsoft 365 Education」や「Google Workspace for Education」はもちろん、今企業で広く使われている「Sansan」「Salesforce」、サイボウズのグループウェアなどもすべてSaaSだ。
「IaaSやPaaSに従来型のパッケージソフトを乗せるだけでは、自治体ごとの開発でカスタマイズが発生して想定以上に費用がかかるうえ、運用管理も大変です。民間企業がクラウドを利用し始めた当初、IaaSの利用者からコストが下がらない、運用負荷が大きいなどの課題が発生しましたが、現在はSaaS、PaaSとの使い分けが進んでいます。民間におけるクラウド活用の教訓を自治体が生かさない手はありません。SaaSであればIDごとの課金でソフトの更新もベンダー業者が担うことになります。IT担当者が多くいる大きな自治体では運用が大変なPaaSでも対応できますが、小さな自治体ではとても対応できません。そのためにも、負担が軽いSaaSが適していると考えます」（中村氏）
SaaSには特定用途に限定したサービスも多く存在し、ユーザーが用途に応じたセキュリティーレベルをリクエストすれば、ベンダーがこれに見合った設計をして効果的な対策を取ることができる。さらに、脆弱性診断やセキュリティー対策の更新、場合によっては危機対応についてもベンダーに任せることが可能だ。これらのメリットを考え合わせると校務に特化した支援システムでは、SaaSの利用が最も望ましいという。
「IaaSでは主にユーザーがセキュリティー対策を実施しなければならず、PaaSではクラウド事業者とユーザーでセキュリティー対策が分割されます。SaaSでは主にクラウド事業者がセキュリティー対策を実施するため、ユーザーの負担が最も少ないのです」（中村氏）
しかし、学校や教育委員会においてSaaS型の校務支援システムを利用している自治体は少ない。MM総研が行った調査では全体の4%で、オンプレミス型などのパッケージのシステムを利用している自治体が66%だった。
国内では企業を中心にSaaSの利用拡大が進んでおり、全体としては将来的にオンプレミスから移行し、クラウドサービスが常態化する方向へ向かうといわれている。だが現状、校務支援システムの主要機能をSaaSで提供するメーカーは少ない。「メーカーは現状にとらわれず、将来の教員の働き方に資するクラウド活用モデルを提示すべき」と指摘する中村氏は、教育行政についても次のように進言する。
「教員の働き方改革を実現するためには、GIGAスクール構想で普及した汎用クラウドサービスだけでなく、SaaS化によって校務支援システム全体をクラウド化すべきです。そのほうがデータ連携や活用の利便性が高まることになります。また、セキュリティー対策については今後、ベンダーとユーザーの責任分担で、ベンダー側の負担が大きくなることが予想されます。その意味でも、ベンダー負担との兼ね合いでクラウド化の議論をするのではなく、その先のデータ活用のメリットとセキュリティーポリシーとを照らし合わせながら、教員の負担を減らしていく方向へ動くべきでしょう。そして、教員が積極的に校務支援システムを活用できるようにするためにも、クラウドに最適化された教員1人1台のPC確保とSaaS化の範囲について検討することが得策なのです」
専門家会議の議論は道半ばだが、クラウド化のみならず、SaaS化まで議論することが必要かもしれない。現在ある学校現場の課題を解決するのはもちろんだが、5年後10年後を見据えてどんな技術を使うのが最適なのか、じっくりと議論を進めてほしい。
（文：國貞文隆、編集部 細川めぐみ、注記のない写真：タカス / PIXTA）
