「打ち合わせの基本はメール」で活動負担を軽減
2021年度に教育 ICT 基盤をフルクラウド化した埼玉県鴻巣市。市内の全小中学校で、児童生徒と教職員の「1人1台端末」の活用が進んでいる。
同市立鴻巣中央小学校（以下、鴻巣中央小）も、整備されたICT環境を活用し、授業と家庭学習の連携や教員のワーク・ライフ・バランスの向上に取り組んでいる。コロナ禍では、入学式や卒業式、保護者参観などのライブ配信も行った。さらに今、PTA活動についてもICT化を進めているという。
例えば、役員を担う保護者との連絡や打ち合わせは、これまで保護者に来校してもらうことが多かったが、原則メールで行うよう切り替えた。保護者が作成した印刷物の修正なども、メールでデータをやり取りして確認している。
「本市の教員は全員、21年度から外部との連絡も可能なメールアドレスを付与されています。そのおかげで、本校ではPTA活動に関わる教員は、自分のアドレスで役員の方々と直接やり取りができます」と、校長の清水励氏は説明する。
鴻巣市立鴻巣中央小学校 校長
高等学校教員（保健体育）や民間企業を経験後に、小学校教員となる。上尾市、鴻巣市（旧吹上町含む）の小学校、県立総合教育センター（情報教育推進担当・企画調整担当）勤務を経て、2018年4月より現職
（写真：鴻巣市立鴻巣中央小学校提供）
保護者と連絡できるメールは代表メールしかない、という学校は多いだろう。そういった学校では、「PTA担当の教員が毎日メールをチェックしないので、『メールを送りました』と電話しなければならない」と不満を漏らす保護者もいる。
多忙な保護者にとって、「学校への訪問」と「スムーズに連絡が取れない環境」による活動の負担はかなり重い。ここのハードルが下がった鴻巣中央小では、楽になったと感じる保護者は多いことだろう。
清水氏はこのほか、コロナ禍では、密を避けるためオンラインもフル活用。役員決めの抽選は公平性を担保するため、くじ引きの様子をライブ配信した。21年4月のPTA総会も、オンラインで実施。「とくに困ることもなく、むしろ負担が少ないので今年もオンライン総会の実施を検討したい」と、清水氏は話す。
「広報誌の廃止」で活動費は約20万円から約3500円に
さらに2021年度は、年に3回発行していたPTA広報誌を廃止し、ブログでの情報発信にシフトした。この改革を提案した理由について、清水氏はこう語る。
「まずはお金の問題。本校はデザインと印刷の外注に、年間で約20万円かけていました。また、学校と保護者が、原稿の修正を何度もやり取りする労力も大きい。時間もかかるので、発行する頃には記事の鮮度が落ちていることも。一生懸命作ってもしっかり読んでいただけないことも少なくないので、悲しく思っていました」
そんな矢先、鴻巣市教育委員会によって市内の小中学校に、ホームページを無償で構築できるシステム「edumap（エデュマップ※）」が導入された。「これを利用すれば、タイムリーな情報発信ができる」と思った清水氏は、20年度にPTA広報部にブログでの発信を提案。試験的に行事などの写真をブログにアップしていった。
※ 一般社団法人教育のための科学研究所とNTTデータ、さくらインターネットによる、学校情報のオープンデータ化支援プロジェクト。学校ウェブサイトを原則無償で構築・提供している
この試みがうまくいき、21年度から広報部の主な活動は、ブログに完全移行したというわけだ。本格稼働に当たり、edumapの広報部用アカウントを有償で取得することになったが、年間1000円程度なので問題なく移行できたという。
昨今、「広報誌は費用対効果が見合わない」と考える保護者は少なくないが、廃止案が出てもさまざまな配慮から実現できない学校もある。しかし、「広報誌を回覧でご覧になっていた地域の高齢の方から寂しいといった声はあったようですが、どこからも大きな反対はありませんでした」と、清水氏。改革を阻む懸念の多くは、取り越し苦労なのかもしれない。
広報誌を定期発行していた19年度の広報部の予算は21万円だったが、試験運用を経た21年度は思い切って2万円へと削減。しかし、困ることはなかった。広報部部長の小林祐子氏は「結局そんなにお金を使いませんでした」と明かす。
（写真：鴻巣市立鴻巣中央小学校提供）
費用がかかったのは、中央タイムズ「卒業記念号」だけだ。これも「学校で印刷したので、上質紙を使っても1647円で済みました。活動記録を残すために買った880円のUSBとedumapのアカウント代を合わせても、今年度の活動費は3500円程度です」と、広報部部員の石井絢子氏は説明する。
19年度までは年間約20万円の活動費が生じていたが、当時と比べると約98％もカットできた。広報誌廃止のコスト削減効果は大きい。
コスト面以外にも、多くのメリットがあるブログ
ブログに掲載する写真は、広報部が撮影し、清水氏が最終確認をする。清水氏は「児童の顔写真の掲載可否リスト」に従って写真をチェックする作業は増えたが、「掲載NGの児童はそれほどいませんし、確認も自分の行いたい場所と時間にできるので紙よりも楽です」と話す。また、行事から何げない日常まで、さまざまな子どもの姿をタイムリーに掲載できるのもブログのメリットだという。
小林氏も、「かしこまった言葉ではなく、保護者の本音をママ友同士で話すような感覚で伝えられます。迅速に掲載できるのもブログの利点」と語る。
例えば、広報部部員の神谷美和氏は、役員に選ばれた保護者の不安を和らげたいと思い、「大丈夫！」と伝えるメッセージをこの2月に投稿したが、投稿を思いついてから学校の承認を経て3日でアップできたという。
（画像出所：鴻巣市立鴻巣中央小学校ホームページ）
「お手紙だと印刷や配付が伴うので、保護者に届くまで1週間以上かかったと思います」と、小林氏。石井氏も、「お手紙であらたまって『大丈夫です』と通知されると逆に不安になってしまいそうですが、ブログはいい意味でライトに伝えられますよね」と話す。
楽しさのカギは、各部が独立した「失敗OK」の組織
「保護者目線の記事は、学校の発信とは違ったよさがあり、多くの人に学校を知ってもらう一助になっています。広報部の皆様は超積極的で、どんどん投稿が増えていますね」と、清水氏は笑う。
しかし、投稿数にノルマがあるわけではない。学校に行ける人が行けるときに取材し、投稿作業もそのときにできる人がやってきた。
「仕事を持つ部員も多いので『できることをやればいい』を前提にしているのですが、それでも投稿が多いのは、みんな楽しいと思っているから。ブログは初めての試みだったので、試行錯誤の中で絆が深まっていった面もありますね」（小林氏）
（写真：鴻巣市立鴻巣中央小学校提供）
部員同士はLINEグループで連絡を取り合っており、わからないことを投げかけると誰かが必ず解決してくれる。そんな協力的なメンバーに恵まれたことも大きいが、主体的なチームワークを築けるのは、そもそもPTAの組織体制にあるという。
実は、同校のPTAは、2016年に前校長と当時のPTA会長の改革により、運営部・広報部・環境部・バザー部・資源回収部・安全部・地区部の7部会体制とする「PTA会長と執行部を置かない組織」に刷新された。各部10人程度の役員で構成して部長は置くが、各部が独立して仕事を完結する横並びの組織に変わったのだ。
小林氏は、過去に旧体制のPTAも経験している。当時は、各部が執行部の下部組織であったため、受け身の活動になりがちで「失敗できない」という緊張感があった。しかし現在は、活動内容は各部が自由に決定でき、「失敗OK」のポジティブな雰囲気に変わったと感じている。
「運営部長が『失敗しても、検証して来年うまく運営できればそれでいい』と言ってくれるので、以前と比べてすごく保護者の気が楽になったと思います。ほかの専門部長からも、自ら引き受けた役員ではなかったけど、楽しい経験ができたという声がたくさん聞かれます」（小林氏）
同校では、子ども1人につき1回は役員をやる前提で、立候補とくじ引きで部が決まるため、本意ではない活動に当たることもある。しかし、それでも保護者が前向きになれるのは、裁量権が大きなカギとなっているようだ。そして「一人の百歩より、百人の一歩」を大切にした運営を目指す清水氏のリーダーシップにより、この体制のよさが生かされていると感じる。
学校と保護者がやり取りする「ネット基盤の構築」は難しい
清水氏は、「運用ルールを慎重に整備する必要はありますが、USBで保存しているPTAの引き継ぎデータを、edumapのファイル保存機能を活用した形でのクラウド保存も検討しています」と話す。広報部は写真管理を「各自のスマホなどで行っている」（石井氏）そうで、クラウドで所定の保存場所ができればさらに業務はスムーズになるだろう。
清水氏は今後、PTA活動に限らず、日常の学校と保護者の連絡もデータでのやり取りに移行していきたいという。「2022年度からファイル添付も可能な連絡アプリが導入されるので、紙の連絡はかなり少なくできます。保護者アンケートなどもMicrosoft Formsをフル活用し、手間とミスの削減を図りたい」（清水氏）。
実は筆者もこの1年間、PTA活動で取りまとめ役を務めたが、円滑な進行を阻む最大の壁が「学校とのやり取り」だった。学校は代表メールを毎日確認する体制がなく、データの受け渡しもCD-Rを指定されたので、電話や訪問の回数を減らせず保護者は疲弊した。だから、鴻巣中央小の連絡のICT化やクラウド活用への前向きな姿勢がうらやましい。
また、保護者同士の作業は無料のチャットやクラウドのサービスを駆使して効率化できたが、「あらかじめ、メール、チャット、クラウドをワンストップで誰もが簡単に利用できるPTA用の交流基盤があればいいのに」と思った。保護者も教員も負担が減るはずだ。
これはおそらく保護者だけのニーズではない。東洋経済が保護者と教員1200人を対象に行ったPTAに関する調査（資料ダウンロードはこちら）では、PTAの運営アイデアに関してICTを活用したやり取りを求める声が教員にも多く見られた。
実際にオンラインの交流基盤を構築するPTA役員も出てきてはいるが、保護者としては学校や教育委員会のほうで支援してもらえるとありがたい。しかし現状、教育ICT基盤をフルクラウド化した鴻巣市でも、そのあたりの整備は難しいという。
「例えば、保護者用のアカウントも子どもとセットで作ることができれば、クラウドを活用したPTA活動はもちろん、連絡帳をなくすなどの効率化もできます。しかし、需要は高いものの、本市ではアカウントの規約上、やるとすれば保護者用のライセンスを有償で別途契約する必要があり、コスト面で難しい。事業者側がこうしたニーズを把握し、保護者アカウントの作成が許容されるようになることを期待しています」（鴻巣市教育委員会教育総務課主任の新井亮裕氏）
「子どものため」にPTAを存続させるなら、子どもたちを支える教員と保護者がまず笑顔で活動できる体制が前提であるべきだ。そのためにも鴻巣中央小のように、可能な限り「組織や業務の見直し」と「ICT化」を両輪で行うことが必須ではないだろうか。事業者にも知恵や協力を求めたい。
（文：編集部 佐藤ちひろ、注記のない写真：Graphs/PIXTA）
