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説明が下手な人ほど、出来事を起きた順番に話そうとします。
たとえば、仕事でトラブルが起きたとき、次のように説明する人がいます。
「昨日の夕方に取引先から連絡がありまして、その前にこちらから送っていた資料について確認したいと言われました。それで担当者に確認したところ、資料の一部に古い数字が入っていたことがわかりまして、いま修正版を作っています」
一見、丁寧に説明しているように聞こえます。
しかし、聞き手からすると、最後まで聞かないと何が問題なのかがわかりません。
急ぎなのか。誰の判断が必要なのか。すでに対応済みなのか。これから何をすればいいのか。聞き手が知りたいことの要点が、なかなか見えてこないのです。
話が長い人ほど「起きた順番」で話している
相手に瞬時に伝わる説明にするなら、まずは情報を整理する必要があります。
・何が起きたのか
・誰に関係するのか
・どこで、あるいはどの範囲で起きているのか
・いつまでに対応が必要なのか
・なぜ問題になっているのか
・どう対応すべきなのか、何を判断してほしいのか
こうした「5W1H」を押さえるだけで、説明はかなり変わります。
たとえば先ほどの報告なら、こう言い換えられます。
「昨日送った取引先向け資料に古い数字が入っていました。先方から確認が来ており、本日中に修正版を出す必要があります。数字の差し替え方について、部長に確認をお願いしたいです」
こちらのほうが、聞き手はすぐに状況をつかめます。「起きた順番」ではなく、「相手が判断するために必要な順番」で伝えているからです。
説明が下手な人は、情報を持っていないわけではありません。
むしろ情報を持ちすぎていて、その中から何を先に出すべきかを選べていないのです。
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