IT駆使で住民の無関心を撲滅 お悩み15｜｢『聞いていない』と言われないためには？｣

［解決のポイント］
・広報費用をケチらない
・LINEの活用

管理組合の活動に住民が無関心で悩む組合役員も多いが、そんな問題とは無縁の大規模マンションが、東京都足立区の「イニシア千住曙町」だ。ここは管理組合法人の広報活動が活発なことで知られる。同管理組合法人の副理事長、應田治彦さんが言う。

「30人の理事のうち3人が広報を専門としている。掲示板やホームページ、デジタルサイネージにグループウェアも使って、『これでもか』と情報発信している。もちろん各戸に広報誌も配る。大事なお知らせはさまざまなツールで何重にも広報し、知らなかったと言われないようにしている」

とくに、住民が情報を共有できるグループウェア（ディグアウト社の「コラボ」を使用）は強い武器だ。應田さんが理事長を務めていた1期目の2009年に、理事会便りのコピー代削減のために導入したものだ。現在、グループウェアの活用率は全戸の約90％。総会での電子決議を管理規約で認めていることもあり、1戸に1アカウントを割り当てている。

グループウェアはオンライン掲示板にもなり、各種議事録の閲覧も可能。総会への参加もグループウェア上で行え、議案への賛成・反対も携帯端末で済ますことができる。全戸に配っていた紙の議事録を配らなくて済むようにもなった。利用料は全体で月5万円のため1戸当たり100円を払うことになるが、「それだけの価値はある」（應田さん）という。

イニシア千住曙町の公開ホームページ(左)には過去の総会議事録も掲載され運営の雰囲気がつかめる。LINEからは生活情報が届く

LINE導入で劇的効果

さらに、昨年7月に防災情報発信のため開設したLINEアカウントも強力な広報ツールになっている。「LINEアカウントでは防災情報のほかイベントの日程など生活情報も（自動的に送る）プッシュ型で次々に届けることができる。軟らかい話題に理事会の硬い内容も織り交ぜて発信している。硬軟そろえた内容をプッシュ型で送ることで、情報をよく読んでもらえるようになった」（應田さん）。