出席者の雰囲気を読み冒頭5秒で状況判断を 『トヨタの会議は30分』著者が解説

戦略コンサルタント／事業プロデューサー 山本大平（やまもと・だいへい）F6 Design 代表取締役。トヨタ自動車に入社後、TBSテレビ、アクセンチュアなどを経て、2018年に経営コンサルティング会社F6 Designを設立。

──上手な会議運営のポイントは。

最も求められるのがファシリテーターのプロデュース力と要約力（まとめる力）だ。プロデュース力とは、当該の会議は何のために開くのか（目的）、誰を招集するのか（キャスティング）、出席者にはそれぞれ何を求めるのか（役割付与）の3点を明確にする能力。そのうえで、会議の目的を達成するために、各出席者が用意してきた意見や材料をその場で披露させ、そこから抽出されるエッセンスを目的に即してまとめ上げる能力が求められる。

リアルタイムでハンドリングできる要約力があるかないかは重要。その会議を仕切る力と、ホワイトボードやスプレッドシートにまとめる力だ。また、ファシリテーターは冒頭5秒で出席者の雰囲気を読み取り、会議でどこまで決めるのかをイメージして臨まないと、会議は30分で終わらない。

──会議の出席者はどういった態度で臨むことが理想ですか。

会議に出席する自分の役割をしっかり理解し、準備して臨むことに尽きる。会議中は基本的に「口2耳8」の心構えでいるのが会議進行上でも絶妙なバランスだ。

「口2」とは自分の発言をきちんと要約すること。もちろん活発な発言は必要だが、会議は決まった時間内で目的を達成しないと非効率に陥るので、あくまで議題と求められる役割の中で出席者は話すべきだ。求められてもいない余計なことを話すのは時間の無駄になる。「耳8」とは相手の発言内容をよく聴き、会議の流れを見極めることだ。

出席人数は必要最小限で

──会議は盛り上がるほうがいいと考える人もいますが。

たとえ発言が活発に出なくても、会議の本来の目的が達成されればそれでいい。会議を活発化させるためにやたらと出席人数を増やすのではなく、ファシリテーターとしてはむしろ、必要最小限の人数に絞り込む工夫をすべきだ。