まだ対応が決まっていなければ、「今から対応を検討し、15時までに改めて報告します」と伝えるだけでも、相手の不安は大きく和らぎます。ミスの報告は、問題を伝えて終わりではありません。解決への道筋まで示して初めて、相手は安心して次の判断ができるのです。
ミスの報告をするときは、どうしても事実を伝えることだけに意識が向きがちです。そんなときこそ1度立ち止まり、「で、どうするの？」と自分自身に問いかけてみてください。この一言を意識するだけで、報告の質は大きく変わるでしょう。
③「報告が必要なミス」を見極めよ
ここで1つ、意外に感じるかもしれない話があります。それは、「すべてのミスを報告する必要はない」ということです。たとえば、自分で気づき、その場で修正でき、誰にも影響が及んでいない誤字や入力ミスまで、1つひとつ報告していたらどうなるでしょうか。
報告を受ける側は、本当に重要な問題を見極めにくくなり、あなた自身も、報告のために余計な時間を使うことになります。
報告が必要なのは、「ミスがあったとき」ではなく、「相手の対応が必要なとき」です。自分で責任を持って修正でき、誰にも影響が及んでいないのであれば、ただ静かに修正するという選択もあります。逆に、少しでも相手の判断や対応が必要になる可能性があるなら、迷わず共有しましょう。
仕事全般に共通することですが、事実を伝えることに夢中になって、得をすることは何一つありません。どんなときでも、一方的な報告に留まらず、相手が次の一手を決められる状態を作ることを意識しましょう。その少しの意識の違いが、ミスの報告を、問題を素早く収束させるための武器へと変えてくれるのです。
真面目な人ほど「困っている人を助けなければならない」
みなさんも、誰かに「頼まれごと」をされたら、できるだけ力になろうとするのではないでしょうか。たとえ上司以外の人であっても、「これまでの経験をもとに教えてください」「相談に乗ってほしいです」と丁寧にお願いされたら、応じたくなるものです。
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