問題が起こるたびに対処していたら"仕事が終わらない"に決まってる…要領の悪い人が知らない｢一石三鳥｣の仕事術

また、PCのデスクトップが整理されているだけで「探す時間」が消えます。メールの定型文があれば、返信をゼロから考える必要がありません。

こうした“1つひとつの動線を整えること”が積み重なると、気づけば「勝手に仕事が進んでいる」状態になるのです。

環境・道具・ルールの3つを揃える

動線を整えるときのポイントは、環境・道具・ルールの3つを揃えることです。

まず、環境の動線。

職場の机が散らかっていると、書類を探すことだけで数分、時には数十分も使ってしまいます。逆に、必要な資料にすぐ手が届くようになっているだけで、作業が中断されずに流れるように続きます。

『要領のいい人が最初に考えること』（三笠書房）。書影をクリックするとアマゾンのサイトにジャンプします

これは自宅でも同じで、たとえば鍵や財布の置き場を固定しておくことで、出かける前の慌ただしさが一気に減ります。

次に、道具の動線。

テンプレート、定型文、チェックリストなど「すぐ使える道具」を揃えておくことで、毎回一から考える必要がなくなります。たとえば、会議の議事録を毎回どう書くか悩むくらいなら、一度だけテンプレートを作ってしまえばその後は5分で終わります。

新人説明用のマニュアルや、プロジェクト開始時のチェックリストも同じです。一度作っておけば、次に同じ場面が来たときに瞬時に取りかかれます。

最後に、ルールの動線。

仕事が滞る最大の原因は「判断に迷う」ことです。たとえば、「先にこれをやるべきか？」「これは今日やる必要があるのか？」といった迷いだけで、思考のエネルギーが奪われていきます。