意味がないのに横行しているムダな仕事トップ3 朝9時に全社員が出社しても1円にもならない

現場では、時間で区切ってタスクをまわさなければならない面もあるので、みんなが同じ時間に出社し、働き始めなければならないこともあるでしょう。しかし、本社や本部の社員にはなんの関係もなければ、必然性もありません。ましてや朝9時に一斉に出社するので、電車も道路も混んでいるし、エレベーターには長蛇の列。こんなことでは社員の生産性は上がるはずがありません。朝7時に出社して15時に仕事を終わらせて帰るほうが、ずっとマシでしょう。もちろん、昼ごろに出社して夜に終わるというパターンだってありですよね。

こういった考え方ができない会社がなぜ多いのか。僕は、みんなの心のどこかに「現場は早くから動いていて悪いから、それに合わせよう」という日本人特有の気質があるからではないかと感じてしまうのです。

［ムダな仕事2］｢報告｣｢連絡｣ばかりの会議をしている

かつてマイクロソフト社にいたとき、僕のチームに日本企業の人たちがビジネスインターンとして常駐していました。ある日、僕はそのうちのひとりの言葉に衝撃を受けました。彼は、こう言ったのです。

「会議でなにかが決まるところをはじめて見ました」

僕は、心底驚きました。会議でなにも決めないなんて僕は絶対にしないし、そもそもなにも決まらない会議を招集すること自体ありません。

「日本企業にはムダな会議が多い」とは昔から言われていることですが、いつになっても改善されません。なぜか。それは、「会議でしたほうがいいこと」を理解していないからだと僕は考えています。

たとえば、ビジネスパーソンにとって「報連相」という言葉はおなじみですよね。このなかの「報告」に使うレポート作成に膨大な作業が発生していたり、「連絡」を対面で行ったりすることで時間を浪費している傾向があるのです。

本来、「報告」と「連絡」は過去から現在までにすでに起きたことについての話ですから、ITツールを用いて自動化し、効率的にデータ化できるはずです。データは「見ればわかる」もの。それをわざわざ時間を使って、人を集めて報告させることにまったく意味はありません。連絡はいまならチャットで十分で、電話する必要すらありません。

また、出席者は会議のために移動しなければなりません。コロナ以降だいぶ考え方に変化が現れているようですが、ビジネスにおいて移動時間はなにも生み出さない時間ですから、これもまたムダです。