気づけばいつも｢社内の愚痴の言い合い｣に…会議の脱線をすんなり｢本線｣に戻すために冒頭で打っておくべき一手

慣れないあいだは、自分用のメモの一番目立つところに説明のテーマを書いておき、いざという場合はすぐ目で確認できるようにしておくといいでしょう。

たとえ脱線してもすぐ再確認できる

説明を受ける側にとっては、最初にテーマが示されれば、あとはそれを説明する材料、理由や根拠、データなどをどう評価しながら聞けばいいか、相手に何を打ち返せばいいのか、頭の中で準備できます。待ち構える形で説明を受けられるわけです。

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また、自分が期待していた説明がなされなかった場合は、一通り説明を聞いた後で「あれについてはどうなの？」と追加質問をすることも簡単です。

特に、リモートでの打ち合わせでは、対面に比べてお互いの「呼吸」「雰囲気」のようなものが作られにくいため、言葉での共有がいっそう重要になります。

それでも、人と人とのコミュニケーションですから、話が脱線してしまうことはあります。会議を想像するとよりわかりやすいでしょう。

新規顧客の開拓をテーマに話し合っていたはずが、いつのまにか社内の愚痴の言い合いになっていたり、互いの批判合戦になってしまったり。

事前に予想していなかった別の問題が急浮上することもあれば、誰かの漏らした冗談や世間話をきっかけに、思わぬ方向に盛り上がってしまうこともあります。

その際にも、冒頭の宣言が役立ちます。頃合いを見て「今日って、もともと何の話をしていたんでしたっけ？」と再確認するだけでいいからです。ただし、相手も人間です。脱線をしてもすぐに引き戻そうとするのではなく、いったん相手の話を受け取ってからにしたほうが穏便でしょう。